Questions les plus fréquentes sur les licences Microsoft 365

Par locataire (tenant). Le plafond de 300 licences compte ensemble tous les plans Business du locataire. Business Premium est la suite de sécurité pour les petites entreprises ; E3 n’a pas de plafond de licences et ajoute Windows Enterprise, Exchange Online Plan 2 et davantage de Microsoft Intune. Vous pouvez combiner les deux : le 301e utilisateur peut donc simplement recevoir E3.

• La limite s’applique à toute la famille Business d’un locataire, et non à chaque plan. Exemple donné par Microsoft : avec 250 licences Business Premium, vous ne pouvez ajouter que 50 licences Business de plus. [1]
• Le 301e utilisateur n’oblige pas tout le monde à passer à E3. Les plans Business et Enterprise peuvent coexister dans un même locataire, et chaque utilisateur ne reçoit que les fonctionnalités de sa propre licence. [1]
• Vous obtenez les Microsoft 365 Apps, Exchange Online Plan 1, Microsoft Entra ID P1 (accès conditionnel), Microsoft Intune Plan 1, Microsoft Defender for Business, Microsoft Defender for Office 365 P1 et une mise à niveau vers Windows 11 Pro. [2]
• E3 n’a pas de plafond de licences. Il ajoute Exchange Online Plan 2, Windows Enterprise E3, Microsoft Defender for Endpoint P1 et eDiscovery (Standard). Depuis juillet 2026, il comprend aussi Microsoft Defender for Office 365 P1, des fonctionnalités de Microsoft Intune Plan 2, Remote Help et Advanced Analytics. [3]
• Un même locataire ne peut pas combiner Microsoft Defender for Business avec Microsoft Defender for Endpoint P1 ou P2. Une entreprise qui dépasse 300 utilisateurs doit généralement migrer sa sécurité des terminaux. [4]

Consultez la description de service de Microsoft sur Microsoft Learn : elle indique quelles licences donnent droit à chaque fonctionnalité, et les Product Terms en sont le fondement contractuel. Les licences s’entendent par utilisateur. Toute personne qui en bénéficie a besoin de la licence, même lorsque la fonctionnalité s’applique à tout le locataire (tenant).

• Les descriptions de service (Microsoft Defender, Microsoft Entra, Microsoft Intune, Microsoft Purview et autres) sont la référence principale pour savoir quelle licence donne quelle fonctionnalité. Pour chaque fonctionnalité, elles indiquent les suites et modules complémentaires qui y donnent droit. [1]
• Vos droits d’utilisation sont définis dans les Product Terms. Lorsqu’une présentation ou un PDF dit autre chose, ce sont les Product Terms qui font foi. [2]
• « Product names and service plan identifiers for licensing » associe chaque SKU aux plans de service qu’il provisionne. Utile pour les administrateurs, mais cela n’indique pas les droits d’utilisation. [3]
• De nombreux services fonctionnent pour tout le locataire et ne peuvent pas être restreints techniquement. Chaque utilisateur qui en bénéficie a tout de même besoin d’une licence : par exemple les dépositaires dans eDiscovery (Premium), ou toute personne dont la boîte aux lettres est protégée par Microsoft Defender for Office 365. [4]
• L’accès conditionnel exige Microsoft Entra ID P1, inclus dans Business Premium, E3 et EMS E3. Les stratégies basées sur le risque exigent Entra ID P2, inclus dans E5 ou la Microsoft Defender Suite. [5]

Chaque utilisateur de Microsoft 365 Copilot a besoin d’une licence de base Microsoft 365 éligible, d’une licence Copilot payante, d’un compte Microsoft Entra ID, d’une boîte aux lettres principale dans Microsoft Exchange Online et des applications Office sur Current Channel ou Monthly Enterprise Channel. Copilot Business est destiné aux plans Business jusqu’à 300 utilisateurs ; Microsoft 365 Copilot couvre tous les autres.

• Les plans de base éligibles comprennent Microsoft 365 Business Basic, Standard et Premium, E3, E5, F1 et F3, les plans Office 365, Microsoft 365 Apps, Microsoft Teams Enterprise, ainsi que les plans Exchange, Microsoft SharePoint et Microsoft OneDrive. Microsoft 365 E7 inclut déjà Microsoft 365 Copilot. [1]
• Microsoft 365 Copilot Business est un module complémentaire pour les clients sur des plans Business, plafonné à 300 utilisateurs. Vous pouvez aussi l’acheter groupé avec Business Standard ou Business Premium. [2]
• Les utilisateurs ont besoin d’un compte Microsoft Entra ID et d’une boîte aux lettres principale dans Microsoft Exchange Online ; les boîtes aux lettres locales ne sont pas prises en charge. Les Microsoft 365 Apps doivent être sous licence par utilisateur, et non par appareil. Certaines fonctionnalités exigent aussi Microsoft OneDrive. [3]
• Microsoft 365 Copilot exige Current Channel ou Monthly Enterprise Channel. Depuis juillet 2026, Semi-Annual Enterprise Channel a été fusionné avec Monthly Enterprise Channel. [4]
• Microsoft 365 Copilot Chat est gratuit avec un compte professionnel. Depuis juillet 2026, il apparaît aussi dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote. Les réponses tirées de vos propres e-mails, fichiers et conversations, Copilot dans les réunions Microsoft Teams et les agents Researcher et Analyst exigent la licence payante. [1]

Avec une seule suite, E3 est nettement moins cher qu’E5 ; avec les deux, il coûte un peu plus. Microsoft 365 E3 (CHF 35.32) accepte deux modules complémentaires : la Microsoft Defender Suite (CHF 9.70) et la Microsoft Purview Suite (CHF 9.70, anciennement E5 Compliance). Microsoft 365 E5 coûte CHF 54.33. Même avec les deux suites, E3 n’a ni Microsoft Teams Phone ni Power BI Pro.

• La Microsoft Defender Suite regroupe Microsoft Defender XDR, Microsoft Defender for Endpoint P2, Microsoft Defender for Office 365 P2, Microsoft Defender for Identity, Microsoft Defender for Cloud Apps et Microsoft Entra ID P2. [1]
• La Microsoft Purview Suite couvre l’étiquetage automatique, la DLP pour Microsoft Teams et les appareils, Insider Risk Management, Communication Compliance, eDiscovery (Premium), Audit (Premium), la gestion des enregistrements, Customer Key et Customer Lockbox. [2]
• E5 offre des éléments qu’aucune des deux suites ne propose : Microsoft Teams Phone, Audio Conferencing, Power BI Pro, Windows Enterprise E5 et un contingent Microsoft Security Copilot. Depuis l’été 2026, il comprend aussi Microsoft Intune Endpoint Privilege Management, Cloud PKI et Enterprise App Management. [3]
• Ajoutez à E3 la Microsoft Defender Suite et la Microsoft Purview Suite, et le total dépasse légèrement E5. Avec une seule suite, E3 reste nettement en dessous d’E5, tant que vous n’avez pas aussi besoin de Microsoft Teams Phone ou de Power BI Pro. [1]
• Les locataires (tenants) Business Premium utilisent la Microsoft Defender Suite et la Microsoft Purview Suite for Business Premium (jusqu’à 300 licences). Les suites entreprise nécessitent E3. [4]

La Suisse est traitée comme l’EEE : chaque suite existe avec et sans Microsoft Teams, et Microsoft Teams est aussi vendu séparément. Depuis le 1er novembre 2025, tout le monde peut de nouveau acheter les suites avec Microsoft Teams. Pour E3, la version sans Microsoft Teams plus une licence Microsoft Teams coûte pratiquement le même prix : ne renoncez donc à Microsoft Teams que pour les utilisateurs qui n’en ont pas besoin.

• Le changement de 2023 de Microsoft citait explicitement « l’Espace économique européen et la Suisse ». À partir du 1er octobre 2023, les nouveaux clients y devaient acheter des suites sans Microsoft Teams plus une licence Microsoft Teams séparée. [1]
• Le 12 septembre 2025, la Commission européenne a rendu contraignants les engagements de Microsoft concernant Microsoft Teams : suites sans Microsoft Teams moins chères, droits de changement et interopérabilité. Microsoft applique volontairement les mêmes offres dans le monde entier. [2]
• Depuis le 1er novembre 2025, tous les clients, nouveaux et existants, peuvent de nouveau acheter les suites avec Microsoft Teams. Les suites sans Microsoft Teams sont aussi devenues moins chères. [3]
• Si vous avez déjà des suites avec Microsoft Teams, vous pouvez les conserver, les renouveler et ajouter des licences. Le passage d’une variante à l’autre se fait à la date anniversaire ou de renouvellement. [1]
• Microsoft Teams Phone, Audio Conferencing, Microsoft Teams Premium et Microsoft Teams Rooms sont des modules complémentaires à une licence Microsoft Teams. E5 sans Microsoft Teams inclut les droits Microsoft Teams Phone, mais ils ne fonctionnent qu’avec une licence Microsoft Teams. Les appels vers le réseau téléphonique exigent en plus un Calling Plan, Operator Connect ou Direct Routing. [4]

Business Premium et E3 vous donnent les étiquettes de confidentialité manuelles, la DLP pour les e-mails et les fichiers, les stratégies de rétention et Audit (Standard). L’étiquetage automatique, la DLP pour Microsoft Teams et les appareils, la gestion des enregistrements, eDiscovery (Premium), Audit (Premium), Insider Risk et Communication Compliance exigent E5 ou la Microsoft Purview Suite.

• Business Premium, E3 et E5 incluent tous les étiquettes de confidentialité manuelles. L’étiquetage automatique, que ce soit dans les applications Office ou sur les e-mails et fichiers stockés, exige E5, Office 365 E5 ou la Microsoft Purview Suite. [1]
• Business Premium et E3 incluent la DLP pour Exchange, Microsoft SharePoint et Microsoft OneDrive. La DLP pour les conversations Microsoft Teams et pour les appareils Windows et macOS exige E5 ou la Microsoft Purview Suite. [1]
• Business Premium et E3 incluent les stratégies de rétention à l’échelle de l’organisation (Microsoft Teams compris) et les étiquettes de rétention manuelles. Les étiquettes appliquées automatiquement, les étendues adaptatives, la rétention basée sur les événements, les enregistrements et la révision avant suppression exigent E5 ou la Microsoft Purview Suite. [1]
• eDiscovery (Premium) exige E5 ou la Microsoft Purview Suite, pour les administrateurs comme pour les dépositaires dont les données sont recherchées. Audit (Premium), avec une conservation des journaux d’un an, exige E5, la Purview Suite ou un module complémentaire Purview pour Business Premium. [1]
• Les locataires (tenants) Business Premium peuvent ajouter la Microsoft Purview Suite for Business Premium (jusqu’à 300 utilisateurs). Elle apporte l’étiquetage automatique, la DLP pour Microsoft Teams et les appareils, la gestion des enregistrements, Insider Risk, Communication Compliance, eDiscovery (Premium) et Audit (Premium). [2]

Les données principales, oui, c’est possible. Microsoft s’engage à stocker en Suisse, sans frais supplémentaires, les données principales Microsoft 365 des locataires (tenants) suisses ; sur les nouveaux locataires, vérifiez le paramètre de stockage dans le pays. Des garanties plus étendues exigent le module complémentaire payant Advanced Data Residency. Customer Key, Advanced Message Encryption et Customer Lockbox exigent E5, E7, Office 365 E5 ou une Microsoft Purview Suite. ClearSource n’indique pas quelles données sont stockées où ; les pages de Microsoft sont listées ci-dessous.

• Les locataires (tenants) créés en Suisse bénéficient de l’engagement contractuel de Microsoft de stocker les données principales de Microsoft 365 en Suisse sans frais supplémentaires ; des garanties plus étendues nécessitent le module complémentaire payant Advanced Data Residency. [1]
• Un nouveau paramètre d’administration contrôle le stockage dans le pays : il est désactivé par défaut pour les locataires suisses créés après le 14 septembre 2026, et à partir du 14 décembre 2026, Microsoft peut stocker les données dans l’EU Data Boundary tant qu’il est désactivé. Vérifiez ce paramètre dans votre centre d’administration. [1]
• Advanced Data Residency engage le stockage des données au repos dans Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft Teams et d’autres services dans votre région de centres de données locale ; la Suisse est éligible. Il doit être sous licence pour 100 % des licences payantes éligibles du locataire. [2]
• Les comparatifs de plans de Microsoft indiquent Advanced Data Residency comme module complémentaire à 12 plans (Business Basic, Standard et Premium ; Microsoft 365 E3, E5, E7, F1 et F3 ; Office 365 E1, E3, E5 et F3) et comme inclus dans aucun. Il n’a ni SKU ni prix catalogue suisse. [3]
• Customer Key, Advanced Message Encryption et Customer Lockbox sont inclus dans Microsoft 365 E5 et E7, Office 365 E5 et la Microsoft Purview Suite, pas dans E3. Basic Message Encryption est dans E3, E5 et E7. [4]
• Business Premium comprend Basic Message Encryption. Customer Key, Advanced Message Encryption et Customer Lockbox sont fournis avec la Microsoft Purview Suite for Business Premium. [5]
• Customer Key chiffre les données Microsoft 365 au repos avec des clés racines que vous fournissez et contrôlez, en plus du chiffrement propre à Microsoft. [6]

Tout utilisateur qui bénéficie d’une fonctionnalité P1. Cela comprend toute personne concernée par l’accès conditionnel (y compris la MFA imposée par ce biais), les membres de groupes dynamiques, les utilisateurs de la réinitialisation de mot de passe avec réécriture locale et les titulaires de rôles d’administration personnalisés. Si vous n’avez besoin de rien de tout cela, les paramètres de sécurité par défaut, gratuits, vous offrent une MFA de base.

• L’accès conditionnel, la réinitialisation de mot de passe en libre-service avec réécriture locale et la MFA pour les applications locales relèvent tous de P1. Chaque utilisateur visé a besoin d’une licence, même là où la fonctionnalité marche techniquement sans. [1]
• Chaque membre unique d’un groupe dynamique a besoin de P1. Vous n’êtes pas obligé d’attribuer les licences, mais le locataire doit en détenir autant. Les groupes dynamiques basés sur les appareils n’exigent aucune licence. [2]
• Business Premium, E3, E5, E7, F1, F3 et EMS E3 incluent P1, qui est aussi vendu séparément. Business Basic, Business Standard et les plans Office 365 ne comprennent que Microsoft Entra ID Free. [3]
• Les invités ne consomment pas de licences par utilisateur. External ID facture par utilisateur actif mensuel, et les 50'000 premiers utilisateurs actifs mensuels sont gratuits, fonctionnalités P1 et P2 comprises. [4]
• Les paramètres de sécurité par défaut ne coûtent rien : inscription à la MFA pour tous, MFA pour les administrateurs et blocage des connexions héritées. C’est tout ou rien, et vous ne pouvez pas les combiner avec vos propres stratégies d’accès conditionnel. [5]

Pas par défaut. Une boîte aux lettres partagée est gratuite jusqu’à 50 Go. Elle a besoin d’une licence dès qu’elle est plus grande, qu’elle a une archive, qu’elle est soumise à une conservation pour litige ou qu’elle bénéficie de fonctionnalités sous licence comme Microsoft Defender for Office 365 ou la rétention. Toute personne qui l’ouvre a besoin de sa propre licence. Les boîtes aux lettres de salle et d’équipement, non.

• Sans licence, une boîte aux lettres partagée contient jusqu’à 50 Go. Pour aller jusqu’à 100 Go, elle a besoin d’Exchange Online Plan 2. [1]
• Une archive, une archive à extension automatique ou une conservation pour litige exige Exchange Online Plan 2, ou Plan 1 avec le module complémentaire Exchange Online Archiving. [2]
• Les conditions de Microsoft pour Microsoft Defender exigent une licence pour chaque boîte aux lettres partagée qui bénéficie de Microsoft Defender for Office 365, et pour chaque utilisateur qui accède à une boîte aux lettres protégée. [3]
• Toute personne qui ouvre une boîte aux lettres partagée a besoin de sa propre licence Microsoft Exchange Online. Bloquez la connexion du compte propre à la boîte aux lettres partagée : dès qu’il est utilisé comme un compte normal, ce n’est plus une boîte aux lettres partagée. [1]
• Les boîtes aux lettres de salle et d’équipement n’exigent aucune licence et s’arrêtent à 50 Go. Vous ne pouvez pas utiliser une boîte aux lettres partagée uniquement pour collecter des copies des e-mails de tout le monde à des fins d’archivage. [2]

Le mensuel coûte 20 % de plus : Business Premium coûte CHF 21.38 au lieu de CHF 17.82. En contrepartie, vous pouvez réduire le nombre de licences chaque mois. L’annuel fixe le prix pour l’année, mais vous ne pouvez réduire ou résilier des licences que dans les 7 jours suivant l’achat ou le renouvellement.

• Le site suisse de Microsoft montre le supplément de 20 % pour l’engagement mensuel. Business Standard : CHF 13.61 en mensuel contre CHF 11.34 en annuel. Business Basic : CHF 6.80 contre CHF 5.67. [1]
• Depuis le 1er avril 2025, payer un engagement annuel ou triennal en mensualités coûte 5 % de plus que le paiement d’avance. Cela vaut pour tous les canaux : web direct, partenaire et MCA-E. [2]
• Une résiliation avec remboursement au prorata n’est possible que dans les 7 jours (168 heures) suivant le début ou le renouvellement d’un engagement. Ensuite, vous pouvez seulement désactiver le renouvellement automatique. [3]
• Vous pouvez ajouter des licences à tout moment ; elles partagent le prix et la date de fin de l’abonnement. Le retrait de licences n’est possible que dans ces mêmes 7 jours. Sinon, il prend effet au renouvellement. [4]
• Depuis 2026, les abonnements partenaires dont le renouvellement automatique est désactivé ne prennent plus simplement fin. Ils passent à une prolongation de mois en mois au prix mensuel plus 3 %. [5]

Peut-être. Depuis janvier 2025, Microsoft ne renouvelle plus certains EA cloud, surtout de petite et moyenne taille, et en informe individuellement les clients concernés. Ceux-ci passent à CSP (le programme Cloud Solution Provider de Microsoft : un partenaire IT vous facture et vous assiste), ou achètent en direct sous le Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E). Depuis novembre 2025, les renouvellements d’EA ne bénéficient plus non plus de remises sur volume pour les niveaux B à D.

• À partir du 1er janvier 2025, « un faible pourcentage » des EA cloud ne peut plus être renouvelé. À la place, Microsoft recommande CSP pour les services et le support d’un partenaire, ou MCA-E pour acheter en direct. [1]
• Microsoft n’a publié aucun seuil de licences. La page EA de Microsoft indique toujours 500. Seule votre équipe de compte Microsoft ou votre partenaire peut confirmer votre cas. [2]
• Le MCA-E est le contrat direct de Microsoft à durée indéterminée. Il n’impose aucun minimum d’achat, est disponible en Suisse et facture en CHF. [3]
• Contrairement à l’EA, il n’y a pas de true-up annuel : vous achetez les licences au moment où vous les ajoutez. Les prix sont fixés pour chaque période d’abonnement, et vous ne pouvez réduire les licences qu’au renouvellement. [4]
• Avec CSP, le partenaire assure le support, et vous ne pouvez plus ouvrir vous-même de tickets auprès de Microsoft. Sous MCA-E, le support entreprise fait l’objet d’un contrat Microsoft Unified Support séparé. [5]

Mêmes produits, même Microsoft Customer Agreement. Ce qui diffère, c’est qui vous facture, qui vous assiste et qui peut administrer votre locataire (tenant). Un partenaire CSP convient à la plupart des PME suisses qui veulent un support local. L’achat direct convient à une informatique interne solide, ou aux grandes organisations qui négocient un MCA-E et achètent le support Microsoft.

• Les partenaires fixent leurs propres prix. Selon la marge, les services et les promotions, ceux-ci peuvent être supérieurs ou inférieurs au prix de vente estimé (direct) de Microsoft. [1]
• Avec CSP, le partenaire est responsable du support et fait remonter les cas à Microsoft. Vous ne pouvez pas ouvrir vous-même de tickets Microsoft. Les partenaires doivent indiquer quel support ils fournissent et à quel prix. [2]
• Microsoft facture les clients directs ; le partenaire facture les clients CSP. Avec une adresse légale en Suisse, vous êtes facturé en CHF dans les deux cas. [3]
• Durées, résiliation sous 7 jours, réductions seulement au renouvellement : les règles d’engagement sont les mêmes dans les deux canaux. [4]
• Les partenaires devraient utiliser GDAP : des rôles nominatifs, au moindre privilège et limités dans le temps, que vous accordez et pouvez révoquer. Vous conservez vos propres comptes Global Admin. [5]

En pratique, non. L’adresse légale de votre entreprise détermine la devise de facturation, et le pays d’un locataire (tenant) ne peut pas être modifié. Changer signifie un nouveau locataire et une migration complète. Le 25 septembre 2026, l’économie était d’environ 9 % sur E3 et nulle sur Business Premium, et vous perdriez la résidence des données en Suisse.

• Vous ne pouvez pas changer le pays d’un locataire. Il détermine les services disponibles, les taxes, la devise de facturation et l’emplacement des données ; le changer signifie souscrire un nouveau locataire. [1]
• Selon le Microsoft Customer Agreement, l’adresse légale détermine le pays et la devise de facturation. Sans véritable entité aux États-Unis, il n’existe aucune base légitime pour un compte de facturation américain. [2]
• Comparaison de prix au 25 septembre 2026 (cours BCE, 1 USD ≈ CHF 0.828) : E3 à USD 39 ≈ CHF 32.30 contre CHF 35.32 en Suisse ; Business Premium à USD 22 ≈ CHF 18.22 contre CHF 17.82. Les prix allemands en EUR étaient environ 1 % au-dessus des prix suisses. [3]
• Vous n’échappez pas à la TVA. Les prestations achetées auprès d’un fournisseur étranger sont soumises à l’impôt sur les acquisitions suisse (Bezugsteuer) de 8.1 %. [4]
• L’outil de Microsoft exige une licence payante Cross-Tenant User Data Migration pour chaque utilisateur, et il ne déplace ni les sites Microsoft SharePoint ni les canaux Microsoft Teams. [5]

Pour l’éducation, oui. Microsoft vend des plans A distincts pour le personnel enseignant et les étudiants, et Office 365 A1 est gratuit pour les établissements éligibles. Office 365 A3 coûte CHF 3.05 pour le personnel enseignant et CHF 2.35 pour les étudiants, par utilisateur et par mois. C’est Microsoft qui décide de l’éligibilité. Pour les organisations à but non lucratif, ClearSource n’a aucun prix catalogue suisse enregistré.

• La liste des licences de Microsoft comprend des versions pour le personnel enseignant et pour les étudiants des plans A1, A3 et A5, des modules complémentaires et des produits réservés à l’éducation comme Minecraft Education. Pour les organisations à but non lucratif, elle mentionne un « Nonprofit Portal » et une licence « Microsoft 365 Business Premium Donation ». [1]
• Selon la page suisse de Microsoft consacrée à l’éducation, Office 365 A1 est gratuit pour les établissements éligibles, ainsi que pour les enseignants et les apprenants disposant d’une adresse e-mail dans l’un d’eux. [2]
• La même page indique Office 365 A3 à CHF 3.05 (personnel enseignant) et CHF 2.35 (étudiants), et Office 365 A5 à CHF 7.55 et CHF 5.65. Tous par utilisateur et par mois, hors TVA. [2]
• C’est Microsoft qui décide de l’éligibilité ; ClearSource ne la vérifie pas. Avant de commander, demandez à un partenaire IT de confirmer que vous y avez droit, ainsi que les licences exactes et le prix. [2]
• ClearSource n’a enregistré aucun prix catalogue suisse pour les organisations à but non lucratif ni aucune page d’éligibilité Microsoft confirmée ; il n’indique donc ni prix ni condition. Demandez à Microsoft ou à un partenaire IT ce qui s’applique à vous. [1]