Départ d'un employé : quelle licence garde sa boîte aux lettres et Microsoft OneDrive ?

Les options

• 

  Garder la licence actuelle

  Microsoft 365 E5

  CHF 54.33

  Prix catalogue Microsoft pour la Suisse, hors TVA, au 4 octobre 2026 [1]

  Comprend

  • Rien ne change : la boîte aux lettres et Microsoft OneDrive restent tels quels, il n'y a donc rien à restaurer plus tard [2]
  • Comprend les stratégies de rétention Microsoft 365 : la boîte aux lettres peut donc être conservée comme boîte aux lettres inactive lors de la suppression du compte [3]

  Limites

  • –Bloquer la connexion n'arrête pas les coûts : vous payez jusqu'à ce que vous retiriez la licence et réduisiez le nombre de licences [2]

  SPE_E5
• 

  Licence plus petite pour la boîte aux lettres

  Exchange Online (Plan 2)

  CHF 6.50

  Prix catalogue Microsoft pour la Suisse, hors TVA, au 4 octobre 2026 [4]

  Comprend

  • Boîte aux lettres de 100 Go [5]
  • Archivage inclus [6]
  • Permet de placer une conservation (hold) sur la boîte aux lettres avant la suppression du compte, qui devient ainsi une boîte aux lettres inactive [2]

  Limites

  • –Contient uniquement Microsoft Exchange Online : ni Microsoft OneDrive ni applications Office [7]
  • –Nécessaire seulement jusqu’à la suppression du compte ; ensuite, la licence est libre pour un nouvel utilisateur [8]

  EXCHANGEENTERPRISE
• 

  Module complémentaire pour conservation

  Exchange Online Archiving for Exchange Online

  CHF 2.40

  Prix catalogue Microsoft pour la Suisse, hors TVA, au 4 octobre 2026 [9]

  Comprend

  • Ajoute l'archivage, la conservation inaltérable (In-Place Hold) et la conservation pour litige (Litigation Hold) [6]
  • Ajouté à Exchange Online (Plan 1), il permet la même conservation avant suppression que le Plan 2 [2]

  Limites

  • –Inutile avec Microsoft 365 Business Premium, E3 ou E5, Office 365 E3 ou E5 ou Exchange Online (Plan 2) : ils incluent déjà l'archivage [6]

  Nécessite

  • →Exchange Online (Plan 1), Microsoft 365 Business Basic ou Microsoft 365 Business Standard [6]

  EXCHANGEARCHIVE_ADDON
• 

  Licence plus petite pour Microsoft OneDrive

  OneDrive for Business (Plan 1)

  Microsoft ne publie pas de prix suisse pour cette licence. Les partenaires IT peuvent en faire une offre.

  Comprend

  • Garde Microsoft OneDrive sous licence : il n'est ni passé en lecture seule au jour 60 ni archivé au jour 93 [10]

  Limites

  • –Microsoft OneDrive est conçu pour les fichiers de travail propres à une personne. Les données d’un service ont leur place dans Microsoft SharePoint, et une licence par utilisateur ne peut pas être attribuée à un service ou à une autre entité non humaine [11]

  WACONEDRIVESTANDARD
• Sans licence jusqu'à 50 Go

  Boîte aux lettres partagée

  Aucune licence nécessaire jusqu'à 50 Go [12]

  Comprend

  • Les e-mails et le calendrier restent, et les collègues auxquels vous donnez accès peuvent y travailler [13]
  • Microsoft le présente comme une solution moins coûteuse : pas de licence tant que la boîte aux lettres fait moins de 50 Go [14]
  • Peut être reconvertie plus tard en boîte aux lettres utilisateur [13]

  Limites

  • –Au-delà de 50 Go, il faut Exchange Online (Plan 2), qui permet jusqu'à 100 Go [13]
  • –Une conservation pour litige (Litigation Hold) ou une conservation inaltérable (In-Place Hold) nécessite Exchange Online (Plan 2), ou le Plan 1 avec Exchange Online Archiving [13]
  • –Ne supprimez pas le compte utilisateur : il sert d'ancrage à la boîte aux lettres partagée [13]
  • –Sans réinitialisation du mot de passe, l'ancien nom d'utilisateur et l'ancien mot de passe continuent de fonctionner sur la boîte aux lettres partagée [13]
  • –Les règles de boîte de réception sont conservées après la conversion [13]
  • –Toute personne qui l'ouvre a besoin de sa propre licence Microsoft Exchange Online [12]
  • –E-mails et calendrier uniquement : le Microsoft OneDrive passe tout de même en lecture seule le 60e jour [10]

  Nécessite

  • →La boîte aux lettres doit encore avoir sa licence lors de la conversion ; retirez la licence ensuite [13]
• Sans licence après la suppression

  Boîte aux lettres inactive

  Aucune licence nécessaire [3]

  Comprend

  • La méthode de Microsoft pour conserver les e-mails d'un ancien employé : appliquer une stratégie de rétention, vérifier qu'elle est appliquée, puis supprimer le compte [15]
  • Conservée aussi longtemps que le prévoit la stratégie de rétention : des mois, des années ou indéfiniment [15]
  • Les conversations Microsoft Teams couvertes par une stratégie de rétention Microsoft Teams sont conservées avec la boîte aux lettres : elles y sont stockées [16]
  • Les personnes autorisées y effectuent des recherches et l'exportent avec la recherche de contenu (eDiscovery) [8]

  Limites

  • –Ne peut pas recevoir d'e-mails et n'apparaît pas dans le carnet d'adresses [8]
  • –Ne conserve que la boîte aux lettres : Microsoft OneDrive suit son propre processus de suppression [17]
  • –La récupérer demande du travail : la récupérer comme nouvelle boîte aux lettres avec Microsoft Exchange Online PowerShell et lui attribuer une licence, ou copier son contenu dans une boîte aux lettres existante [18]
  • –Avec un archivage à extension automatique, elle ne peut être ni récupérée ni restaurée, seulement recherchée et exportée [18]
  • –Ne modifiez ni le nom d'utilisateur (UPN) ni l'adresse e-mail principale avant de supprimer le compte [15]

  Nécessite

  • →Une stratégie de rétention ou une conservation avant la suppression du compte, que fournissent Microsoft 365 E3 et E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 E3 et E5, Exchange Online (Plan 2) ou Exchange Online Archiving [3]
• 

  Sauvegarde avec paiement à l'utilisation

  Microsoft 365 Backup

  Paiement à l'utilisation : facturé selon les données sauvegardées, pas par utilisateur ; les restaurations sont gratuites [19]

  Comprend

  • Sauvegarde les boîtes aux lettres Exchange, les comptes Microsoft OneDrive et les sites Microsoft SharePoint [19]
  • Fenêtre de récupération définie par stratégie de sauvegarde : 3 mois, 6 mois, 1 an ou 2 ans [19]
  • Après la suppression d'un utilisateur, les sauvegardes de sa boîte aux lettres et de son Microsoft OneDrive sont conservées un an à compter de la création de chaque sauvegarde [20]
  • Aussi proposé via des applications de sauvegarde de partenaires basées sur Microsoft 365 Backup Storage, payées par l'intermédiaire du partenaire [19]

  Limites

  • –Le Microsoft OneDrive d'un utilisateur supprimé revient « orphelin » et doit être reconnecté à un utilisateur [20]
  • –La boîte aux lettres d'un utilisateur supprimé revient par la récupération de la boîte aux lettres inactive (PowerShell) ; dans les 30 jours suivant la suppression, restaurez d'abord l'utilisateur [20]

Différences clés

1. 1Pour conserver les e-mails d’un ancien employé, Microsoft recommande une stratégie de rétention Microsoft 365 appliquée avant la suppression du compte. La boîte aux lettres devient alors une boîte aux lettres inactive [15]
2. 2Pour que les e-mails et le calendrier d’un ancien employé restent à disposition des collègues, la voie prévue par Microsoft est de convertir la boîte aux lettres en boîte aux lettres partagée [14]
3. 3Retirez la licence et la boîte aux lettres est conservée 30 jours. Si vous réattribuez la licence dans ce délai, elle redevient pleinement active ; ensuite, elle est supprimée et ne peut pas être récupérée [21]
4. 4Une fois qu’une boîte aux lettres n’a plus de licence, les outils eDiscovery comme Content Search ne peuvent plus y effectuer de recherche [21]
5. 5Un Microsoft OneDrive sans licence dont l’utilisateur existe encore passe en lecture seule le 60e jour et est archivé le 93e jour. Dès lors, ni les administrateurs ni les utilisateurs ne peuvent ouvrir son contenu tant qu’un administrateur ne lui attribue pas de licence, ne le réactive pas ou ne le déplace pas [10]
6. 6La restauration la plus simple consiste à réattribuer une licence à un utilisateur qui existe encore : un Microsoft OneDrive archivé est réactivé en 24 à 48 heures, sans frais de réactivation [10]
7. 7Le processus de suppression de Microsoft OneDrive ne démarre qu’à la suppression du compte utilisateur. Bloquer la connexion ou retirer la licence ne le déclenche pas [17]
8. 8Après 12 mois non payés, les données Microsoft OneDrive peuvent être supprimées indépendamment des stratégies de rétention, de l'eDiscovery et des conservations [17]
9. 9Retirer la licence libère le numéro de téléphone de l’utilisateur pour les appels dans Microsoft Teams, qui peut ainsi être attribué à quelqu’un d’autre [2]
10. 10Selon les conditions de licence de Microsoft, la licence d’un employé sortant peut être attribuée à un nouvel utilisateur pour le reste de sa durée. Déplacer une licence pour une courte période (dans les 90 jours suivant sa dernière attribution) n’est autorisé que pour couvrir une absence [22]
11. 11Le droit suisse exige que les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision soient conservés pendant dix ans à compter de la fin de l'exercice. Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision est conservé ; les livres et les pièces comptables peuvent aussi être conservés sur support électronique, pour autant que le lien avec les transactions sur lesquelles ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances (Code des obligations, art. 958f). Les e-mails et les fichiers ne sont pas tous des livres ou des pièces comptables ; il s'agit d'une information générale, pas d'un conseil juridique [23]

Que faire, et quand

1. Dernier jour de travail

   Réinitialisez le mot de passe, déconnectez l’utilisateur de toutes les sessions et bloquez la connexion. Le blocage seul peut prendre jusqu’à 24 heures. [24]

2. Dernier jour de travail

   Effacer ou bloquer les appareils mobiles de l'ancien employé. [25]

3. Tant que la licence est encore attribuée

   Si des collègues ont besoin des e-mails, convertissez dès maintenant la boîte aux lettres en boîte aux lettres partagée. L’option n’apparaît que tant que la boîte aux lettres a encore sa licence. [13]

4. Avant de supprimer le compte

   Pour la conformité, appliquez une stratégie de rétention à la boîte aux lettres et vérifiez qu’elle est appliquée. Sans conservation, pas de boîte aux lettres inactive. [15]

5. Ensuite

   Supprimez le compte utilisateur avec la conservation en place ; cela libère aussi la licence. Ne retirez pas la licence d’abord : Microsoft demande que toutes les conservations soient levées avant qu’une licence soit retirée. [2]

6. Jours 1 à 30

   Une boîte aux lettres dont la licence a été retirée est conservée 30 jours, et réattribuer la licence la restaure. Ensuite, elle a disparu. [21]

7. Jours 60 et 93

   Un Microsoft OneDrive sans licence passe en lecture seule le 60e jour et est archivé le 93e jour. Déplacez d’ici là dans Microsoft SharePoint ce dont l’équipe a besoin. [10]

8. Après la suppression du compte

   Le responsable, ou un propriétaire secondaire, obtient l’accès au Microsoft OneDrive pendant 30 jours par défaut (réglable dans le centre d’administration Microsoft SharePoint). Il passe ensuite 93 jours dans la corbeille. [17]

Pour qui

• Un successeur a besoin des e-mails pendant quelques semaines : convertissez la boîte en boîte aux lettres partagée (moins de 50 Go), réinitialisez le mot de passe, bloquez la connexion, puis retirez la licence. Avant le 60e jour, copiez dans Microsoft SharePoint les fichiers Microsoft OneDrive dont l’équipe a besoin.
• Les e-mails doivent être conservés pour la conformité : appliquez une stratégie de rétention à la boîte aux lettres (Microsoft 365 E3, E5 et Business Premium en incluent une ; sinon, utilisez Exchange Online (Plan 2) ou le module complémentaire d’archivage), vérifiez qu’elle est appliquée, puis supprimez l’utilisateur. La boîte aux lettres inactive n’a besoin d’aucune licence.
• Les fichiers doivent rester : déplacez-les dans Microsoft SharePoint, définissez une rétention Microsoft OneDrive plus longue pour les utilisateurs supprimés, ou gardez une licence OneDrive pendant une courte période.
• Vous voulez pouvoir annuler des erreurs ou une attaque par rançongiciel : Microsoft 365 Backup ou une sauvegarde tierce. Restaurer un utilisateur supprimé implique PowerShell et la reconnexion du Microsoft OneDrive ; réattribuer une licence à un utilisateur qui existe encore est bien plus simple.
• Boîte aux lettres partagée ou boîte aux lettres inactive : Microsoft propose la boîte aux lettres partagée pour garder les e-mails à disposition des collègues, et recommande la boîte aux lettres inactive pour conserver les e-mails d’un ancien employé.
• Inutile : des mois de Microsoft 365 E5 sur un compte bloqué « au cas où ». Une stratégie de rétention, une boîte aux lettres partagée ou une licence plus petite pour une courte période conserve les e-mails et les fichiers pour moins cher.

Lecture de la documentation Microsoft par ClearSource – pas une recommandation pour votre situation.

Ce qui a changé récemment

1. 1 juillet 2026

   Les comptes Microsoft OneDrive sans licence qui restent impayés entrent dans un décompte cumulé de 365 jours de non-paiement et peuvent être supprimés une fois celui-ci écoulé. Pour les comptes déjà impayés au 1er juillet 2026, ce n’est pas avant le 1er juillet 2027 [10]