Le domande più frequenti sulle licenze Microsoft 365

Per tenant. Il limite di 300 licenze conta insieme tutti i piani Business del tenant. Business Premium è la suite di sicurezza per le aziende più piccole; E3 non ha limite di licenze e aggiunge Windows Enterprise, Exchange Online Plan 2 e più Microsoft Intune. Può combinarli, quindi l’utente 301 può semplicemente ricevere E3.

• Il limite vale per l’intera famiglia Business di un tenant, non per ogni singolo piano. L’esempio di Microsoft: con 250 licenze Business Premium può aggiungere solo altre 50 licenze Business. [1]
• L’utente 301 non obbliga tutti a passare a E3. Piani Business ed Enterprise possono coesistere in un tenant, e ogni utente riceve solo le funzionalità della propria licenza. [1]
• Ottiene le Microsoft 365 Apps, Exchange Online Plan 1, Microsoft Entra ID P1 (accesso condizionale), Microsoft Intune Plan 1, Microsoft Defender for Business, Microsoft Defender for Office 365 P1 e un upgrade a Windows 11 Pro. [2]
• E3 non ha limite di licenze. Aggiunge Exchange Online Plan 2, Windows Enterprise E3, Microsoft Defender for Endpoint P1 ed eDiscovery (Standard). Da luglio 2026 include anche Microsoft Defender for Office 365 P1, funzionalità di Microsoft Intune Plan 2, Remote Help e Advanced Analytics. [3]
• Un tenant non può combinare Microsoft Defender for Business con Microsoft Defender for Endpoint P1 o P2. Un’azienda che supera i 300 utenti di solito deve migrare la sicurezza degli endpoint. [4]

Consulti la descrizione del servizio Microsoft su Microsoft Learn: indica quali licenze concedono ogni funzionalità, e le Product Terms sono il contratto che sta alla base. Le licenze sono per utente. Chiunque ne tragga beneficio ha bisogno della licenza, anche quando la funzionalità è attiva per tutto il tenant.

• Le descrizioni dei servizi (Microsoft Defender, Microsoft Entra, Microsoft Intune, Microsoft Purview e altre) sono il riferimento principale per sapere quale licenza dà quale funzionalità. Per ogni funzionalità elencano le suite e i componenti aggiuntivi che la concedono. [1]
• I Suoi diritti d’uso sono definiti nelle Product Terms. Dove una slide o un PDF dice altro, prevalgono le Product Terms. [2]
• «Product names and service plan identifiers for licensing» associa ogni SKU ai piani di servizio che attiva. Utile per gli amministratori, ma non indica i diritti d’uso. [3]
• Molti servizi sono attivi per tutto il tenant e non si possono limitare tecnicamente. Ogni utente che ne beneficia ha comunque bisogno di una licenza: per esempio i custodi di eDiscovery (Premium), o chiunque abbia una cassetta postale protetta da Microsoft Defender for Office 365. [4]
• L’accesso condizionale richiede Microsoft Entra ID P1, incluso in Business Premium, E3 ed EMS E3. I criteri basati sul rischio richiedono Entra ID P2, incluso in E5 o nella Microsoft Defender Suite. [5]

Ogni utente di Microsoft 365 Copilot ha bisogno di una licenza di base Microsoft 365 idonea, di una licenza Copilot a pagamento, di un account Microsoft Entra ID, di una cassetta postale principale in Microsoft Exchange Online e delle app Office su Current Channel o Monthly Enterprise Channel. Copilot Business è per i piani Business fino a 300 utenti; Microsoft 365 Copilot copre tutti gli altri.

• I piani di base idonei includono Microsoft 365 Business Basic, Standard e Premium, E3, E5, F1 e F3, i piani Office 365, Microsoft 365 Apps, Microsoft Teams Enterprise e i piani Exchange, Microsoft SharePoint e Microsoft OneDrive. Microsoft 365 E7 include già Microsoft 365 Copilot. [1]
• Microsoft 365 Copilot Business è un componente aggiuntivo per i clienti con piani Business, limitato a 300 utenti. Può anche acquistarlo in pacchetto con Business Standard o Business Premium. [2]
• Gli utenti hanno bisogno di un account Microsoft Entra ID e di una cassetta postale principale in Microsoft Exchange Online; le cassette postali on-premises non sono supportate. Le Microsoft 365 Apps devono essere concesse in licenza per utente, non per dispositivo. Alcune funzionalità richiedono anche Microsoft OneDrive. [3]
• Microsoft 365 Copilot richiede Current Channel o Monthly Enterprise Channel. Da luglio 2026 il Semi-Annual Enterprise Channel è stato unito al Monthly Enterprise Channel. [4]
• Microsoft 365 Copilot Chat è gratuito con un account aziendale. Da luglio 2026 compare anche in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote. Le risposte dalla Sua posta, dai Suoi file e dalle Sue chat, Copilot nelle riunioni di Microsoft Teams e gli agenti Researcher e Analyst richiedono la licenza a pagamento. [1]

Con una suite, E3 è nettamente più economico di E5; con entrambe, costa leggermente di più. Microsoft 365 E3 (CHF 35.32) accetta due componenti aggiuntivi: la Microsoft Defender Suite (CHF 9.70) e la Microsoft Purview Suite (CHF 9.70, in precedenza E5 Compliance). Microsoft 365 E5 costa CHF 54.33. A E3 con entrambe le suite mancano comunque Microsoft Teams Phone e Power BI Pro.

• La Microsoft Defender Suite comprende Microsoft Defender XDR, Microsoft Defender for Endpoint P2, Microsoft Defender for Office 365 P2, Microsoft Defender for Identity, Microsoft Defender for Cloud Apps e Microsoft Entra ID P2. [1]
• La Microsoft Purview Suite copre l’etichettatura automatica, la DLP per Microsoft Teams e i dispositivi, Insider Risk Management, Communication Compliance, eDiscovery (Premium), Audit (Premium), la gestione dei record, Customer Key e Customer Lockbox. [2]
• E5 offre elementi che nessuna delle due suite contiene: Microsoft Teams Phone, Audio Conferencing, Power BI Pro, Windows Enterprise E5 e una dotazione di Microsoft Security Copilot. Dall’estate 2026 include anche Microsoft Intune Endpoint Privilege Management, Cloud PKI ed Enterprise App Management. [3]
• Aggiungendo a E3 sia la Microsoft Defender Suite sia la Microsoft Purview Suite, il totale supera leggermente E5. Con una sola suite, E3 resta nettamente sotto E5, finché non Le servono anche Microsoft Teams Phone o Power BI Pro. [1]
• I tenant Business Premium usano la Microsoft Defender Suite e la Microsoft Purview Suite for Business Premium (fino a 300 licenze). Le suite enterprise richiedono E3. [4]

La Svizzera è trattata come lo SEE: ogni suite esiste con e senza Microsoft Teams, e Microsoft Teams è venduto anche separatamente. Dal 1° novembre 2025 chiunque può di nuovo acquistare le suite con Microsoft Teams. Per E3, la versione senza Microsoft Teams più una licenza Microsoft Teams costa praticamente lo stesso, quindi rinunci a Microsoft Teams solo per gli utenti che non ne hanno bisogno.

• La modifica di Microsoft del 2023 nominava esplicitamente «lo Spazio economico europeo e la Svizzera». Dal 1° ottobre 2023 i nuovi clienti in quei paesi dovevano acquistare suite senza Microsoft Teams più una licenza Microsoft Teams separata. [1]
• Il 12 settembre 2025 la Commissione europea ha reso vincolanti gli impegni di Microsoft relativi a Microsoft Teams: suite senza Microsoft Teams più economiche, diritti di passaggio e interoperabilità. Microsoft applica volontariamente le stesse offerte in tutto il mondo. [2]
• Dal 1° novembre 2025 tutti i clienti, nuovi ed esistenti, possono di nuovo acquistare suite con Microsoft Teams. Anche le suite senza Microsoft Teams sono diventate più economiche. [3]
• Se ha già suite con Microsoft Teams, può mantenerle, rinnovarle e aggiungere licenze. Il passaggio tra le varianti avviene alla data di anniversario o di rinnovo. [1]
• Microsoft Teams Phone, Audio Conferencing, Microsoft Teams Premium e Microsoft Teams Rooms sono componenti aggiuntivi di una licenza Microsoft Teams. E5 senza Microsoft Teams include i diritti di Microsoft Teams Phone, che però funzionano solo con una licenza Microsoft Teams. Le chiamate verso la rete telefonica richiedono inoltre un Calling Plan, Operator Connect o Direct Routing. [4]

Business Premium ed E3 offrono etichette di riservatezza manuali, DLP per posta elettronica e file, criteri di conservazione e Audit (Standard). Etichettatura automatica, DLP per Microsoft Teams e i dispositivi, gestione dei record, eDiscovery (Premium), Audit (Premium), Insider Risk e Communication Compliance richiedono E5 o la Microsoft Purview Suite.

• Business Premium, E3 ed E5 includono tutti le etichette di riservatezza manuali. L’etichettatura automatica, nelle app Office o su posta e file archiviati, richiede E5, Office 365 E5 o la Microsoft Purview Suite. [1]
• Business Premium ed E3 includono la DLP per Exchange, Microsoft SharePoint e Microsoft OneDrive. La DLP per le chat di Microsoft Teams e per i dispositivi Windows e macOS richiede E5 o la Microsoft Purview Suite. [1]
• Business Premium ed E3 includono criteri di conservazione a livello di organizzazione (Microsoft Teams incluso) ed etichette di conservazione manuali. Etichette applicate automaticamente, ambiti adattivi, conservazione basata su eventi, record e revisione dell’eliminazione richiedono E5 o la Microsoft Purview Suite. [1]
• eDiscovery (Premium) richiede E5 o la Microsoft Purview Suite, per gli amministratori e per i custodi i cui dati vengono cercati. Audit (Premium), con conservazione dei log per un anno, richiede E5, la Purview Suite o un componente aggiuntivo Purview per Business Premium. [1]
• I tenant Business Premium possono aggiungere la Microsoft Purview Suite for Business Premium (fino a 300 utenti). Porta etichettatura automatica, DLP per Microsoft Teams e i dispositivi, gestione dei record, Insider Risk, Communication Compliance, eDiscovery (Premium) e Audit (Premium). [2]

I dati principali sì. Microsoft si impegna a conservare in Svizzera i dati principali di Microsoft 365 dei tenant svizzeri senza costi aggiuntivi; sui nuovi tenant verifichi l’impostazione di archiviazione nel Paese. Garanzie più ampie richiedono il componente aggiuntivo a pagamento Advanced Data Residency. Customer Key, Advanced Message Encryption e Customer Lockbox richiedono E5, E7, Office 365 E5 o una Microsoft Purview Suite. ClearSource non indica quali dati sono archiviati dove; le pagine di Microsoft sono elencate qui sotto.

• I tenant creati in Svizzera beneficiano dell’impegno contrattuale di Microsoft a conservare i dati principali di Microsoft 365 in Svizzera senza costi aggiuntivi; garanzie più ampie richiedono il componente aggiuntivo a pagamento Advanced Data Residency. [1]
• Una nuova impostazione di amministrazione controlla l’archiviazione nel Paese: è disattivata per impostazione predefinita per i tenant svizzeri creati dopo il 14 settembre 2026 e, dal 14 dicembre 2026, Microsoft può conservare i dati nell’EU Data Boundary finché è disattivata. Verifichi l’impostazione nella Sua interfaccia di amministrazione. [1]
• Advanced Data Residency vincola i dati inattivi di Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft Teams e altri servizi alla Sua regione di datacenter locale; la Svizzera è idonea. Deve essere acquistato per il 100 % delle licenze a pagamento idonee del tenant. [2]
• I confronti tra piani di Microsoft indicano Advanced Data Residency come componente aggiuntivo per 12 piani (Business Basic, Standard e Premium; Microsoft 365 E3, E5, E7, F1 e F3; Office 365 E1, E3, E5 e F3) e come incluso in nessuno. Non ha uno SKU né un prezzo di listino svizzero. [3]
• Customer Key, Advanced Message Encryption e Customer Lockbox sono inclusi in Microsoft 365 E5 ed E7, Office 365 E5 e nella Microsoft Purview Suite, non in E3. Basic Message Encryption è incluso in E3, E5 ed E7. [4]
• Business Premium include Basic Message Encryption. Customer Key, Advanced Message Encryption e Customer Lockbox sono inclusi nella Microsoft Purview Suite for Business Premium. [5]
• Customer Key crittografa i dati inattivi di Microsoft 365 con chiavi radice che Lei fornisce e controlla, in aggiunta alla crittografia di Microsoft. [6]

Ogni utente che beneficia di una funzionalità P1. Cioè chiunque rientri nell’ambito dell’accesso condizionale (compresa la MFA imposta tramite esso), i membri di gruppi dinamici, gli utenti della reimpostazione della password con writeback on-premises e i titolari di ruoli di amministratore personalizzati. Se non Le serve nulla di tutto ciò, le impostazioni predefinite per la sicurezza gratuite offrono una MFA di base.

• Accesso condizionale, reimpostazione self-service della password con writeback on-premises e MFA per le app on-premises fanno tutti parte di P1. Ogni utente previsto ha bisogno di una licenza, anche dove la funzionalità tecnicamente funziona senza. [1]
• Ogni membro univoco di un gruppo dinamico ha bisogno di P1. Non deve assegnare le licenze, ma il tenant deve possederne altrettante. I gruppi dinamici basati sui dispositivi non richiedono licenze. [2]
• Business Premium, E3, E5, E7, F1, F3 ed EMS E3 includono P1, che è venduto anche separatamente. Business Basic, Business Standard e i piani Office 365 includono solo Microsoft Entra ID Free. [3]
• Gli ospiti non richiedono licenze per utente. External ID fattura per utente attivo mensile, e i primi 50'000 utenti attivi mensili sono gratuiti, funzionalità P1 e P2 incluse. [4]
• Le impostazioni predefinite per la sicurezza non costano nulla: registrazione MFA per tutti, MFA per gli amministratori e accessi legacy bloccati. Funzionano in blocco, tutto o niente, e non si possono combinare con criteri di accesso condizionale propri. [5]

Non di regola. Una cassetta postale condivisa è gratuita fino a 50 GB. Ha bisogno di una licenza se è più grande, ha un archivio, è soggetta a blocco per controversia legale o beneficia di funzionalità con licenza come Microsoft Defender for Office 365 o la conservazione. Chiunque la apra ha bisogno di una propria licenza. Le cassette postali per sale e attrezzature no.

• Senza licenza, una cassetta postale condivisa contiene fino a 50 GB. Per arrivare fino a 100 GB, la cassetta postale ha bisogno di Exchange Online Plan 2. [1]
• Un archivio, un archivio a espansione automatica o un blocco per controversia legale richiedono Exchange Online Plan 2, oppure Plan 1 con il componente aggiuntivo Exchange Online Archiving. [2]
• Le condizioni di Microsoft per Microsoft Defender richiedono una licenza per ogni cassetta postale condivisa che beneficia di Microsoft Defender for Office 365, e per ogni utente che accede a una cassetta postale protetta. [3]
• Chiunque apra una cassetta postale condivisa ha bisogno di una propria licenza Microsoft Exchange Online. Blocchi l’accesso all’account della cassetta postale condivisa: se viene usato come un account normale, non è più una cassetta postale condivisa. [1]
• Le cassette postali per sale e attrezzature non richiedono licenza e si fermano a 50 GB. Non può usare una cassetta postale condivisa solo per raccogliere copie della posta di tutti a scopo di archiviazione. [2]

Il mensile costa il 20 % in più: Business Premium costa CHF 21.38 invece di CHF 17.82. In cambio può ridurre le licenze ogni mese. L’annuale fissa il prezzo per l’anno, ma può ridurre o disdire licenze solo entro 7 giorni dall’acquisto o dal rinnovo.

• Il sito svizzero di Microsoft mostra il sovrapprezzo del 20 % per l’impegno mensile. Business Standard: CHF 13.61 mensile contro CHF 11.34 annuale. Business Basic: CHF 6.80 contro CHF 5.67. [1]
• Dal 1° aprile 2025, pagare un impegno annuale o triennale in rate mensili costa il 5 % in più rispetto al pagamento anticipato. Vale in ogni canale: acquisto diretto online, partner e MCA-E. [2]
• Una disdetta con rimborso proporzionale è possibile solo entro 7 giorni (168 ore) dall’inizio o dal rinnovo di un periodo. Dopo, può solo disattivare il rinnovo automatico. [3]
• Può aggiungere licenze in qualsiasi momento; condividono il prezzo e la data di scadenza dell’abbonamento. La rimozione di licenze funziona solo negli stessi 7 giorni. Altrimenti ha effetto al rinnovo. [4]
• Dal 2026 gli abbonamenti tramite partner con rinnovo automatico disattivato non terminano più semplicemente. Passano a una proroga mese per mese al prezzo mensile più il 3 %. [5]

Forse. Da gennaio 2025 Microsoft non rinnova più alcuni EA cloud, per lo più piccoli e medi, e lo comunica individualmente a questi clienti. Passano a CSP (il programma Cloud Solution Provider di Microsoft: un partner IT emette la fattura e fornisce assistenza), oppure acquistano direttamente con il Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E). Da novembre 2025 i rinnovi EA non ottengono più nemmeno sconti di volume per i livelli da B a D.

• Dal 1° gennaio 2025, «una piccola percentuale» degli EA cloud non può più essere rinnovata. Al loro posto Microsoft raccomanda CSP per i servizi e il supporto di un partner, oppure MCA-E per l’acquisto diretto. [1]
• Microsoft non ha pubblicato alcuna soglia di licenze. La pagina EA di Microsoft indica ancora 500. Solo il Suo account team Microsoft o il Suo partner possono confermare il Suo caso. [2]
• MCA-E è il contratto diretto e a tempo indeterminato di Microsoft. Non prevede un minimo di acquisto, è disponibile in Svizzera e fattura in CHF. [3]
• A differenza dell’EA, non c’è un true-up annuale: acquista le licenze quando le aggiunge. I prezzi sono bloccati per periodo di abbonamento, e può ridurre le licenze solo al rinnovo. [4]
• In CSP il supporto lo gestisce il partner, e non può più aprire ticket presso Microsoft direttamente. Con MCA-E, il supporto enterprise è un contratto Microsoft Unified Support separato. [5]

Stessi prodotti, stesso Microsoft Customer Agreement. Cambia chi La fattura, chi La supporta e chi può amministrare il Suo tenant. Un partner CSP è adatto alla maggior parte delle PMI svizzere che vogliono un supporto locale. L’acquisto diretto è adatto a un reparto IT interno solido, o a grandi organizzazioni che negoziano un MCA-E e acquistano il supporto Microsoft.

• I partner fissano i propri prezzi. A seconda di margine, servizi e promozioni, possono essere superiori o inferiori al prezzo al dettaglio stimato (diretto) di Microsoft. [1]
• Con CSP il supporto spetta al partner, che inoltra i casi a Microsoft. Non può aprire ticket presso Microsoft direttamente. I partner devono indicare quale supporto offrono e a quale prezzo. [2]
• Microsoft emette fattura ai clienti diretti; il partner ai clienti CSP. Con una sede legale in Svizzera viene fatturato in CHF in entrambi i casi. [3]
• Periodi, disdetta entro 7 giorni, riduzioni solo al rinnovo: le regole sull’impegno sono le stesse nei due canali. [4]
• I partner dovrebbero usare GDAP: ruoli nominativi, con privilegi minimi e a tempo limitato, che Lei concede e può revocare. Lei mantiene i Suoi account Global Admin. [5]

In pratica, no. La sede legale della Sua azienda determina la valuta di fatturazione, e il paese di un tenant non si può cambiare. Cambiarlo significa un nuovo tenant e una migrazione completa. Il 25 settembre 2026 il risparmio era di circa il 9 % su E3 e nullo su Business Premium, e perderebbe la residenza dei dati in Svizzera.

• Non può cambiare il paese di un tenant. Determina i servizi disponibili, le imposte, la valuta di fatturazione e l’ubicazione dei dati; cambiarlo significa registrare un nuovo tenant. [1]
• Secondo il Microsoft Customer Agreement, la sede legale decide paese e valuta di fatturazione. Senza una vera entità negli USA non c’è alcuna base legittima per un account di fatturazione USA. [2]
• Verifica dei prezzi del 25 settembre 2026 (tasso BCE, 1 USD ≈ CHF 0.828): E3 a USD 39 ≈ CHF 32.30 contro CHF 35.32 in Svizzera; Business Premium a USD 22 ≈ CHF 18.22 contro CHF 17.82. I prezzi tedeschi in EUR erano circa l’1 % sopra i prezzi svizzeri. [3]
• L’IVA non si evita. I servizi acquistati da un fornitore estero sono soggetti all’imposta svizzera sull’acquisto (Bezugsteuer) dell’8.1 %. [4]
• Lo strumento di Microsoft richiede una licenza a pagamento Cross-Tenant User Data Migration per ogni utente, e non trasferisce i siti di Microsoft SharePoint né i canali di Microsoft Teams. [5]

Per l’istruzione, sì. Microsoft vende piani A separati per docenti e studenti, e Office 365 A1 è gratuito per gli istituti idonei. Office 365 A3 costa CHF 3.05 per i docenti e CHF 2.35 per gli studenti, per utente al mese. Microsoft decide chi è idoneo. Per le organizzazioni non profit, ClearSource non ha alcun prezzo di listino svizzero registrato.

• L’elenco delle licenze di Microsoft include versioni per docenti e studenti dei piani A1, A3 e A5, componenti aggiuntivi e prodotti solo per l’istruzione come Minecraft Education. Per le organizzazioni non profit elenca un «Nonprofit Portal» e una licenza «Microsoft 365 Business Premium Donation». [1]
• Secondo la pagina svizzera di Microsoft dedicata all’istruzione, Office 365 A1 è gratuito per gli istituti idonei, e per docenti e discenti con un indirizzo e-mail presso uno di essi. [2]
• La stessa pagina indica Office 365 A3 a CHF 3.05 (docenti) e CHF 2.35 (studenti), e Office 365 A5 a CHF 7.55 e CHF 5.65. Tutti per utente al mese, IVA esclusa. [2]
• Microsoft decide chi è idoneo; ClearSource non lo verifica. Prima di ordinare, chieda a un partner IT di confermare che Lei ha i requisiti, nonché le licenze esatte e il prezzo. [2]
• ClearSource non ha registrato alcun prezzo di listino svizzero per le organizzazioni non profit né alcuna pagina di idoneità di Microsoft confermata, quindi non indica prezzi né condizioni. Chieda a Microsoft o a un partner IT che cosa vale nel Suo caso. [1]