Un dipendente lascia l'azienda: quale licenza conserva cassetta postale e Microsoft OneDrive?

Le opzioni

• 

  Mantenere la licenza attuale

  Microsoft 365 E5

  CHF 54.33

  Prezzo di listino Microsoft per la Svizzera, IVA esclusa, al 4 ottobre 2026 [1]

  Include

  • Non cambia nulla: cassetta postale e Microsoft OneDrive restano come sono, quindi in seguito non c'è nulla da ripristinare [2]
  • Include i criteri di conservazione di Microsoft 365: la cassetta postale può quindi essere conservata come cassetta postale inattiva quando l'account viene eliminato [3]

  Limiti

  • –Bloccare l'accesso non ferma i costi: si paga finché non si rimuove la licenza e si riduce il numero di licenze [2]

  SPE_E5
• 

  Licenza più piccola per la cassetta postale

  Exchange Online (Plan 2)

  CHF 6.50

  Prezzo di listino Microsoft per la Svizzera, IVA esclusa, al 4 ottobre 2026 [4]

  Include

  • Cassetta postale da 100 GB [5]
  • Archiviazione inclusa [6]
  • Consente di applicare un blocco (hold) alla cassetta postale prima dell'eliminazione dell'account, così diventa una cassetta postale inattiva [2]

  Limiti

  • –Contiene solo Microsoft Exchange Online: niente Microsoft OneDrive e niente app Office [7]
  • –Necessaria solo fino all’eliminazione dell’account; dopo, la licenza è libera per un nuovo utente [8]

  EXCHANGEENTERPRISE
• 

  Componente aggiuntivo per un blocco

  Exchange Online Archiving for Exchange Online

  CHF 2.40

  Prezzo di listino Microsoft per la Svizzera, IVA esclusa, al 4 ottobre 2026 [9]

  Include

  • Aggiunge archiviazione, blocco sul posto (In-Place Hold) e blocco per controversia legale (Litigation Hold) [6]
  • Aggiunto a Exchange Online (Plan 1), consente lo stesso blocco prima dell’eliminazione previsto da Plan 2 [2]

  Limiti

  • –Non serve con Microsoft 365 Business Premium, E3 o E5, Office 365 E3 o E5 o Exchange Online (Plan 2): includono già l'archiviazione [6]

  Richiede

  • →Exchange Online (Plan 1), Microsoft 365 Business Basic o Microsoft 365 Business Standard [6]

  EXCHANGEARCHIVE_ADDON
• 

  Licenza più piccola per Microsoft OneDrive

  OneDrive for Business (Plan 1)

  Microsoft non pubblica un prezzo svizzero per questa licenza. I partner IT possono farne un’offerta.

  Include

  • Mantiene Microsoft OneDrive con licenza: non viene messo in sola lettura al giorno 60 né archiviato al giorno 93 [10]

  Limiti

  • –Microsoft OneDrive è pensato per i file di lavoro personali di un individuo. I dati di reparto vanno in Microsoft SharePoint, e una licenza per utente non può essere assegnata a un reparto o ad altra entità non umana [11]

  WACONEDRIVESTANDARD
• Senza licenza fino a 50 GB

  Cassetta postale condivisa

  Nessuna licenza necessaria fino a 50 GB [12]

  Include

  • Posta e calendario restano, e i colleghi a cui concede l’accesso possono lavorarci [13]
  • Microsoft la definisce una soluzione meno costosa: nessuna licenza finché la cassetta postale è inferiore a 50 GB [14]
  • Può essere riconvertita in seguito in una cassetta postale utente [13]

  Limiti

  • –Oltre 50 GB serve Exchange Online (Plan 2), che consente fino a 100 GB [13]
  • –Un blocco per controversia legale (Litigation Hold) o un blocco sul posto (In-Place Hold) richiede Exchange Online (Plan 2), oppure il Plan 1 con Exchange Online Archiving [13]
  • –Non eliminare l'account utente: fa da ancoraggio alla cassetta postale condivisa [13]
  • –Senza reimpostare la password, il vecchio nome utente e la vecchia password continuano a funzionare sulla cassetta postale condivisa [13]
  • –Le regole della posta in arrivo vengono mantenute dopo la conversione [13]
  • –Chi la apre ha bisogno di una propria licenza Microsoft Exchange Online [12]
  • –Solo posta e calendario: Microsoft OneDrive diventa comunque di sola lettura il 60° giorno [10]

  Richiede

  • →La cassetta postale deve avere ancora la sua licenza al momento della conversione; rimuovere la licenza solo dopo [13]
• Senza licenza dopo l'eliminazione

  Cassetta postale inattiva

  Nessuna licenza necessaria [3]

  Include

  • Il metodo di Microsoft per conservare le e-mail di un ex dipendente: applicare un criterio di conservazione, verificare che sia applicato, poi eliminare l'account [15]
  • Conservata per il tempo previsto dal criterio di conservazione: mesi, anni o a tempo indeterminato [15]
  • Le chat di Microsoft Teams coperte da un criterio di conservazione di Microsoft Teams vengono conservate con essa: sono archiviate nella cassetta postale [16]
  • Le persone autorizzate la cercano e la esportano con la ricerca contenuto (eDiscovery) [8]

  Limiti

  • –Non può ricevere e-mail e non compare nella rubrica [8]
  • –Conserva solo la cassetta postale: Microsoft OneDrive segue un proprio processo di eliminazione [17]
  • –Recuperarla richiede lavoro: ripristinarla come nuova cassetta postale con Microsoft Exchange Online PowerShell e assegnarle una licenza, oppure copiarne il contenuto in una cassetta postale esistente [18]
  • –Con un archivio a espansione automatica non può essere recuperata né ripristinata, solo cercata ed esportata [18]
  • –Non modificare il nome utente (UPN) né l'indirizzo e-mail principale prima di eliminare l'account [15]

  Richiede

  • →Un criterio di conservazione o un blocco prima dell'eliminazione dell'account, forniti da Microsoft 365 E3 ed E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 E3 ed E5, Exchange Online (Plan 2) o Exchange Online Archiving [3]
• 

  Backup con pagamento a consumo

  Microsoft 365 Backup

  Pagamento a consumo: si paga in base ai dati salvati, non per utente; i ripristini sono gratuiti [19]

  Include

  • Salva cassette postali Exchange, account Microsoft OneDrive e siti Microsoft SharePoint [19]
  • Finestra di ripristino definita per criterio di backup: 3 mesi, 6 mesi, 1 anno o 2 anni [19]
  • Dopo l'eliminazione di un utente, i backup della sua cassetta postale e del suo Microsoft OneDrive vengono conservati per un anno dalla creazione di ciascun backup [20]
  • Offerto anche tramite applicazioni di backup di partner basate su Microsoft 365 Backup Storage, pagate tramite il partner [19]

  Limiti

  • –Il Microsoft OneDrive di un utente eliminato torna «orfano» e deve essere ricollegato a un utente [20]
  • –La cassetta postale di un utente eliminato torna tramite il recupero della cassetta postale inattiva (PowerShell); entro 30 giorni dall'eliminazione, ripristinare prima l'utente [20]

Differenze principali

1. 1Per conservare la posta di un ex collaboratore, Microsoft raccomanda un criterio di conservazione di Microsoft 365 applicato prima dell’eliminazione dell’account. La cassetta postale diventa allora una cassetta postale inattiva [15]
2. 2Per lasciare la posta e il calendario di un ex collaboratore a disposizione dei colleghi, la via indicata da Microsoft è convertire la cassetta postale in una cassetta postale condivisa [14]
3. 3Se rimuove la licenza, la cassetta postale viene conservata per 30 giorni. Se riassegna la licenza entro questo periodo, torna pienamente attiva; dopo, viene eliminata e non può essere recuperata [21]
4. 4Una volta che una cassetta postale non ha più licenza, gli strumenti di eDiscovery come Content Search non possono più eseguirvi ricerche [21]
5. 5Un Microsoft OneDrive senza licenza il cui utente esiste ancora diventa di sola lettura il 60° giorno e viene archiviato il 93° giorno. Da quel momento né gli amministratori né gli utenti possono aprirne il contenuto finché un amministratore non gli assegna una licenza, lo riattiva o lo sposta [10]
6. 6Il ripristino più semplice consiste nel riassegnare la licenza a un utente che esiste ancora: un Microsoft OneDrive archiviato viene riattivato entro 24-48 ore, senza costi di riattivazione [10]
7. 7Il processo di eliminazione di Microsoft OneDrive inizia solo quando l’account utente viene eliminato. Bloccare l’accesso o rimuovere la licenza non lo avvia [17]
8. 8Dopo 12 mesi senza pagamento, i dati di Microsoft OneDrive potrebbero essere eliminati indipendentemente da criteri di conservazione, eDiscovery e blocchi [17]
9. 9La rimozione della licenza libera il numero di telefono dell’utente per le chiamate in Microsoft Teams, così può essere assegnato a qualcun altro [2]
10. 10Secondo le condizioni di licenza di Microsoft, la licenza di chi lascia l’azienda può passare a un nuovo utente per il resto del suo periodo. Spostare una licenza per breve tempo (entro 90 giorni dall’ultima assegnazione) è consentito solo per coprire un’assenza [22]
11. 11Il diritto svizzero richiede che i libri di commercio e i documenti contabili, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione siano conservati per dieci anni dalla fine dell'esercizio. La relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservate su supporto cartaceo e munite di firma; i libri e i documenti contabili possono essere conservati anche su supporto elettronico, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento (Codice delle obbligazioni, art. 958f). Non tutte le e-mail e non tutti i file sono libri o documenti contabili; si tratta di un'informazione generale, non di una consulenza legale [23]

Cosa fare e quando

1. Ultimo giorno di lavoro

   Reimposti la password, disconnetta l’utente da tutte le sessioni e blocchi l’accesso. Il solo blocco può richiedere fino a 24 ore. [24]

2. Ultimo giorno di lavoro

   Cancellare i dati dai dispositivi mobili dell'ex dipendente o bloccarli. [25]

3. Finché la licenza è ancora assegnata

   Se i colleghi hanno bisogno della posta, converta subito la cassetta postale in una cassetta postale condivisa. L’opzione compare solo finché la cassetta postale ha ancora la sua licenza. [13]

4. Prima di eliminare l'account

   Per la conformità, applichi un criterio di conservazione alla cassetta postale e verifichi che sia applicato. Senza blocco, nessuna cassetta postale inattiva. [15]

5. Poi

   Elimini l’account utente con il blocco attivo; così si libera anche la licenza. Non rimuova prima la licenza: Microsoft chiede di rimuovere tutti i blocchi prima di rimuovere una licenza. [2]

6. Giorni da 1 a 30

   Una cassetta postale a cui è stata rimossa la licenza viene conservata per 30 giorni, e riassegnando la licenza viene ripristinata. Dopo, non c’è più. [21]

7. Giorni 60 e 93

   Un Microsoft OneDrive senza licenza diventa di sola lettura il 60° giorno e viene archiviato il 93° giorno. Sposti in Microsoft SharePoint ciò di cui il team ha bisogno prima di allora. [10]

8. Dopo l'eliminazione dell'account

   Il responsabile, o un proprietario secondario, riceve accesso a Microsoft OneDrive per 30 giorni per impostazione predefinita (modificabile nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft SharePoint). Poi resta 93 giorni nel cestino. [17]

Per chi è pensato

• Un successore ha bisogno della posta per qualche settimana: la converta in una cassetta postale condivisa (sotto i 50 GB), reimposti la password, blocchi l’accesso, poi rimuova la licenza. Copi in Microsoft SharePoint i file di Microsoft OneDrive di cui il team ha bisogno prima del 60° giorno.
• La posta deve essere conservata per motivi di conformità: applichi un criterio di conservazione alla cassetta postale (Microsoft 365 E3, E5 e Business Premium ne includono uno; altrimenti usi Exchange Online (Plan 2) o il componente aggiuntivo di archiviazione), verifichi che sia applicato, poi elimini l’utente. La cassetta postale inattiva non richiede licenza.
• I file devono restare: li sposti in Microsoft SharePoint, imposti una conservazione più lunga di Microsoft OneDrive per gli utenti eliminati, o mantenga una licenza OneDrive per breve tempo.
• Vuole poter annullare errori o ransomware: Microsoft 365 Backup o un backup di terzi. Ripristinare un utente eliminato significa PowerShell e ricollegare Microsoft OneDrive; riassegnare la licenza a un utente che esiste ancora è molto più semplice.
• Cassetta postale condivisa o cassetta postale inattiva: Microsoft propone la cassetta postale condivisa per lasciare la posta a disposizione dei colleghi, e raccomanda la cassetta postale inattiva per conservare la posta di un ex collaboratore.
• Non necessario: mesi di Microsoft 365 E5 su un account bloccato «per sicurezza». Un criterio di conservazione, una cassetta postale condivisa o una licenza più piccola per breve tempo conservano la posta e i file a un costo minore.

Interpretazione di ClearSource della documentazione Microsoft – non una raccomandazione per la Sua situazione.

Che cosa è cambiato di recente

1. 1 luglio 2026

   Gli account Microsoft OneDrive senza licenza che restano non pagati concorrono a un conteggio cumulativo di 365 giorni di mancato pagamento e possono essere eliminati allo scadere di tale periodo. Per gli account già non pagati il 1° luglio 2026, ciò non avviene prima del 1° luglio 2027 [10]