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Universal Print: Freigabe per Handy und Druckaufträge pro Lizenz

Von ClearSourceVeröffentlicht

Kein Druckserver mehr im Schrank, und das Dokument wartet in der Cloud, bis Sie am Drucker stehen. Wie Universal Print von Microsoft funktioniert, wie die Freigabe eines Auftrags per Handy seit August 2026 aussieht und wie viele Druckaufträge Ihre Lizenzen tatsächlich mitbringen.

Die Optionen

  • 100 Aufträge pro Monat

    Microsoft 365 Business Premium

    CHF 17.82

    Microsoft-Listenpreis für die Schweiz, exkl. MWST, Stand 4. Oktober 2026 [1]

    Enthält

    • Universal Print: Jede Lizenz fügt dem Kontingent der Organisation 100 Druckaufträge pro Monat hinzu [2]

    Grenzen

    • Max. 300 Benutzer [3]
    SPB
  • 100 Aufträge pro Monat

    Microsoft 365 E3

    CHF 35.32

    Microsoft-Listenpreis für die Schweiz, exkl. MWST, Stand 4. Oktober 2026 [4]

    Enthält

    • Universal Print: Jede Lizenz fügt dem Kontingent der Organisation 100 Druckaufträge pro Monat hinzu [2]
    SPE_E3
  • 100 Aufträge pro Monat

    Microsoft 365 E5

    CHF 54.33

    Microsoft-Listenpreis für die Schweiz, exkl. MWST, Stand 4. Oktober 2026 [4]

    Enthält

    • Universal Print: Jede Lizenz fügt dem Kontingent der Organisation 100 Druckaufträge pro Monat hinzu [2]
    SPE_E5
  • 5 Aufträge pro Monat

    Microsoft 365 F3

    CHF 8.10

    Microsoft-Listenpreis für die Schweiz, exkl. MWST, Stand 4. Oktober 2026 [5]

    Enthält

    • Universal Print: Jede Lizenz fügt dem Kontingent der Organisation 5 Druckaufträge pro Monat hinzu [2]
    SPE_F1
  • 5 Aufträge pro Monat

    Windows 10/11 Enterprise E3

    Wird nur im Rahmen eines Microsoft-Vertrags oder zusammen mit einer berechtigenden Lizenz verkauft, ohne öffentlichen Listenpreis. IT-Partner können sie offerieren.

    Enthält

    • Universal Print: Jede Lizenz fügt dem Kontingent der Organisation 5 Druckaufträge pro Monat hinzu. Windows 10/11 Enterprise E5 bringt gleich viele [2]
    WIN10_VDA_E3
  • Eigenständige Lizenz

    Universal Print

    Schweizer Listenpreis: nicht angegeben [2]

    Enthält

    • Universal Print für eine Person; fügt dem Kontingent der Organisation 5 Druckaufträge pro Monat hinzu [2]
  • Add-on: mehr Druckaufträge

    Volumen-Add-on für Universal Print

    US-Listenpreis von Microsoft: USD 25 pro Monat für 500 Aufträge, USD 300 pro Monat für 10'000 Aufträge, Jahresvertrag mit monatlicher Abrechnung. Schweizer Listenpreis: nicht angegeben [2]

    Enthält

    • Mehr Druckaufträge für die ganze Organisation, in Paketen zu 500 oder 10'000 pro Monat [2]

Die wichtigsten Unterschiede

  1. Universal Print ist der Druckdienst von Microsoft in der Cloud: Jeder Auftrag läuft auf dem Weg zum Drucker über den Dienst von Microsoft statt über einen eigenen Druckserver [6]
  2. Ihre Lizenzen bestimmen, wie viel Sie drucken können, nicht wie viele Drucker Sie haben. Jede Lizenz für Microsoft 365 E3, E5 oder Business Premium bringt 100 Aufträge pro Monat; Microsoft 365 F3 und Windows 10/11 Enterprise E3 oder E5 bringen je 5 [2]
  3. Die Aufträge fliessen in ein gemeinsames Kontingent für die ganze Organisation. Wer den Quartalsbericht druckt, kann aufbrauchen, was die Kollegin in den Ferien nicht genutzt hat, und zu Beginn jedes Monats wird das Kontingent wieder aufgefüllt [2]
  4. Ein Auftrag ist ein Dokument, keine Seite: 15 Exemplare eines 10-seitigen Vertrags zählen als ein Auftrag, ob farbig oder schwarz-weiss, einseitig oder doppelseitig [2]
  5. Ein zurückgehaltener Auftrag zählt, sobald er beim Drucker oder bei einem Freigabedienst eines Drittanbieters ankommt, auch wenn ihn nie jemand abholt. Aufträge, die innerhalb des Dienstes fehlschlagen, zählen nicht [2]
  6. Ist das Kontingent aufgebraucht, wird trotzdem weiter gedruckt. Die Administratorin oder der Administrator wird benachrichtigt und soll weitere Lizenzen oder ein Volumen-Add-on kaufen [2]
  7. Im Planvergleich von Microsoft für kleine Unternehmen ist Universal Print weder bei Microsoft 365 Business Basic noch bei Business Standard aufgeführt [3]
  8. Jeder Auftrag stammt von einer namentlich bekannten Person, die mit ihrem Geschäftskonto angemeldet ist. Drucken über Dienstkonten wird nicht unterstützt, anonymes Drucken für Gäste gibt es also nicht [7]
  9. Drucker mit Universal Print in der Firmware verbinden sich direkt mit der Cloud. Solche Geräte bauen unter anderem Brother, Canon, Epson, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp und Xerox [8]
  10. Ältere Drucker brauchen den Universal Print Connector: eine Windows-App auf einem PC oder Server am Standort, der rund um die Uhr läuft; empfohlen sind Windows 11 Pro oder Enterprise oder Windows Server 2025. Der Connector baut nur ausgehende Verbindungen auf, eingehende Firewall-Regeln sind also nicht nötig [9]
  11. Offline drucken geht nicht: Jeder Auftrag läuft über die Cloud von Microsoft, auch wenn der Drucker auf demselben Schreibtisch steht [6]
  12. Microsoft nennt Nordeuropa (North Europe) und Westeuropa (West Europe) als europäische Regionen für Universal Print; eine Region in der Schweiz ist nicht aufgeführt [2]

Was wann zu tun ist

  1. Am Arbeitsplatz

    Drucken Sie wie gewohnt auf den Universal-Print-Drucker oder in die Pull-Print-Warteschlange. Der Auftrag wartet in der Cloud von Microsoft, nicht im Fach des Druckers. [10]

  2. Am Drucker

    Scannen Sie den QR-Code, der am Drucker klebt, mit der Kamera Ihres Handys. Seit dem 18. August 2026 öffnet er das Universal-Print-Portal im Browser; die Microsoft-365-Copilot-App gibt keine Aufträge mehr frei, und bestehende QR-Codes funktionieren weiterhin. [10]

  3. Auf dem Handy

    Geben Sie Ihren Auftrag im Portal frei. Erst dann erhält ihn der Drucker. [10]

  4. Jeder Drucker, eine Warteschlange

    Mit Universal Print anywhere (Pull-Printing) folgt Ihnen eine einzige Warteschlange: Sie senden den Auftrag einmal und geben ihn an dem Drucker frei, vor dem Sie gerade stehen. Das ist ohne Aufpreis in Universal Print enthalten. [11]

  5. Badge statt Handy

    Einige Druckerhersteller bieten zusätzlich zu Universal Print anywhere eine Freigabe per Badge an. Diese stammt vom Druckerhersteller, der für die Aktivierung möglicherweise etwas verlangt. [12]

  6. Wenn niemand kommt

    Ein Auftrag, den niemand abholt, wird nach 3 Tagen abgebrochen. [7]

Für wen

  • 25 Personen mit Microsoft 365 Business Premium bringen 2'500 Druckaufträge pro Monat. Zählen Sie Dokumente, nicht Seiten, bevor Sie etwas dazukaufen.
  • Mit Microsoft 365 Business Standard haben Sie kein Universal Print. Business Premium bringt es mit, ebenso eine eigenständige Lizenz für Universal Print, mit 5 Aufträgen pro Monat und ohne öffentlichen Schweizer Preis.
  • Läden und Lager mit Microsoft 365 F3 erhalten 5 Aufträge pro Person. Druckt die Verkaufsfläche den ganzen Tag Lieferscheine, planen Sie ein Volumen-Add-on ein.
  • Vertrauliche Ausdrucke (HR, Lohnabrechnung, Verträge): Schalten Sie am gemeinsamen Drucker die QR-Freigabe ein, damit nichts im Ausgabefach liegt, bis die Person, der es gehört, davorsteht.

Einordnung von ClearSource anhand der Dokumentation von Microsoft – keine Empfehlung für Ihre Situation.

Was sich kürzlich geändert hat

  1. 18. August 2026

    Die Freigabe per QR-Code ist von der Microsoft-365-Copilot-App in das browserbasierte Universal-Print-Portal umgezogen [10]

  2. November 2025: Die Freigabe per Badge von Druckerherstellern wurde als Ergänzung zu Universal Print anywhere allgemein verfügbar [13]

  3. Juni 2025: Universal Print anywhere (Pull-Printing) wurde allgemein verfügbar [13]

Quellen

  1. 1Microsoft 365 Business plans with Teams (de-ch) (24. September 2026)
  2. 2Get access to Universal Print (Microsoft Learn) (21. Juli 2025)
  3. 3Microsoft 365 User Subscription Suites for Small and Medium-sized Businesses (Microsoft PDF) (1. September 2026)
  4. 4Microsoft 365 Enterprise – Pläne und Preise (microsoft.com/de-ch) (25. September 2026)
  5. 5Microsoft 365 Frontline plans and pricing (de-ch) (25. September 2026)
  6. 6Universal Print FAQ (Microsoft Learn) (11. November 2025)
  7. 7Universal Print limits (Microsoft Learn) (18. Juli 2024)
  8. 8Universal Print-ready printers and partners (Microsoft Learn) (2. September 2026)
  9. 9Install the Universal Print connector (Microsoft Learn) (7. November 2024)
  10. 10Secure release with the Universal Print portal (Microsoft Learn) (14. September 2026)
  11. 11Universal Print anywhere overview (Microsoft Learn) (13. Januar 2026)
  12. 12Badge release by printer makers (Microsoft Learn) (12. November 2025)
  13. 13What’s new in Universal Print (Microsoft Learn) (4. Juni 2026)

Seiten von Microsoft selbst, gelesen am 24. September 2026.

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