Austritt: Welche Lizenz bewahrt Postfach und Microsoft OneDrive auf?

Die Optionen

• 

  Bisherige Lizenz behalten

  Microsoft 365 E5

  CHF 54.33

  Microsoft-Listenpreis für die Schweiz, exkl. MWST, Stand 4. Oktober 2026 [1]

  Enthält

  • Nichts ändert sich: Postfach und Microsoft OneDrive bleiben, wie sie sind; später muss nichts wiederhergestellt werden [2]
  • Enthält Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinien; das Postfach kann daher beim Löschen des Kontos als inaktives Postfach erhalten bleiben [3]

  Grenzen

  • –Das Sperren der Anmeldung stoppt die Kosten nicht: Sie bezahlen, bis Sie die Lizenz entziehen und die Anzahl Lizenzen reduzieren [2]

  SPE_E5
• 

  Kleinere Lizenz für das Postfach

  Exchange Online (Plan 2)

  CHF 6.50

  Microsoft-Listenpreis für die Schweiz, exkl. MWST, Stand 4. Oktober 2026 [4]

  Enthält

  • Postfach mit 100 GB [5]
  • Archivierung inbegriffen [6]
  • Erlaubt eine Aufbewahrungssperre (Hold) auf dem Postfach, bevor das Konto gelöscht wird; so wird es zum inaktiven Postfach [2]

  Grenzen

  • –Enthält nur Microsoft Exchange Online: kein Microsoft OneDrive und keine Office-Apps [7]
  • –Nur nötig, bis das Konto gelöscht ist; danach ist die Lizenz für einen neuen Benutzer frei [8]

  EXCHANGEENTERPRISE
• 

  Add-on für eine Aufbewahrungssperre

  Exchange Online Archiving for Exchange Online

  CHF 2.40

  Microsoft-Listenpreis für die Schweiz, exkl. MWST, Stand 4. Oktober 2026 [9]

  Enthält

  • Ergänzt Archivierung, In-Situ-Speicher (In-Place Hold) und Beweissicherungsverfahren (Litigation Hold) [6]
  • Zusätzlich zu Exchange Online (Plan 1) ermöglicht es denselben Hold vor der Löschung wie Plan 2 [2]

  Grenzen

  • –Nicht nötig mit Microsoft 365 Business Premium, E3 oder E5, Office 365 E3 oder E5 oder Exchange Online (Plan 2): Sie enthalten die Archivierung bereits [6]

  Setzt voraus

  • →Exchange Online (Plan 1), Microsoft 365 Business Basic oder Microsoft 365 Business Standard [6]

  EXCHANGEARCHIVE_ADDON
• 

  Kleinere Lizenz für Microsoft OneDrive

  OneDrive for Business (Plan 1)

  Microsoft publiziert für diese Lizenz keinen Schweizer Preis. IT-Partner können sie offerieren.

  Enthält

  • Hält das Microsoft OneDrive lizenziert; es wird so weder am Tag 60 schreibgeschützt noch am Tag 93 archiviert [10]

  Grenzen

  • –Microsoft OneDrive ist für die eigenen Arbeitsdateien einer einzelnen Person gedacht. Abteilungsdaten gehören in Microsoft SharePoint, und eine Benutzerlizenz darf nicht einer Abteilung oder einer anderen nicht-menschlichen Einheit zugewiesen werden [11]

  WACONEDRIVESTANDARD
• Bis 50 GB ohne Lizenz

  Freigegebenes Postfach

  Bis 50 GB keine Lizenz nötig [12]

  Enthält

  • E-Mails und Kalender bleiben erhalten, und Kollegen, denen Sie Zugriff geben, können darin arbeiten [13]
  • Microsoft nennt es einen günstigeren Weg: keine Lizenz, solange das Postfach kleiner als 50 GB ist [14]
  • Lässt sich später wieder in ein Benutzerpostfach umwandeln [13]

  Grenzen

  • –Über 50 GB braucht es Exchange Online (Plan 2), das bis 100 GB erlaubt [13]
  • –Ein Beweissicherungsverfahren (Litigation Hold) oder ein In-Situ-Speicher (In-Place Hold) setzt Exchange Online (Plan 2) voraus oder Plan 1 mit Exchange Online Archiving [13]
  • –Löschen Sie das Benutzerkonto nicht: Es verankert das freigegebene Postfach [13]
  • –Ohne Zurücksetzen des Kennworts funktionieren der alte Benutzername und das alte Kennwort weiterhin für das freigegebene Postfach [13]
  • –Posteingangsregeln bleiben nach der Umwandlung erhalten [13]
  • –Wer es öffnet, braucht eine eigene Microsoft-Exchange-Online-Lizenz [12]
  • –Nur E-Mails und Kalender: Microsoft OneDrive wird trotzdem am Tag 60 schreibgeschützt [10]

  Setzt voraus

  • →Das Postfach muss bei der Umwandlung noch seine Lizenz haben; entziehen Sie die Lizenz erst danach [13]
• Nach dem Löschen ohne Lizenz

  Inaktives Postfach

  Keine Lizenz nötig [3]

  Enthält

  • Der Weg von Microsoft, um die E-Mails ehemaliger Mitarbeitender aufzubewahren: Aufbewahrungsrichtlinie anwenden, prüfen, dass sie greift, dann das Konto löschen [15]
  • Aufbewahrt, solange die Aufbewahrungsrichtlinie es vorgibt: Monate, Jahre oder unbefristet [15]
  • Microsoft-Teams-Chats, die eine Microsoft-Teams-Aufbewahrungsrichtlinie erfasst, bleiben mit erhalten: Sie sind im Postfach gespeichert [16]
  • Berechtigte Personen durchsuchen und exportieren es mit der Inhaltssuche (eDiscovery) [8]

  Grenzen

  • –Kann keine E-Mails empfangen und erscheint nicht im Adressbuch [8]
  • –Bewahrt nur das Postfach auf: Für das Microsoft OneDrive gilt sein eigener Löschprozess [17]
  • –Zurückholen ist aufwendig: mit Microsoft Exchange Online PowerShell als neues Postfach wiederherstellen und lizenzieren oder den Inhalt in ein bestehendes Postfach kopieren [18]
  • –Mit einem automatisch erweiterten Archiv lässt es sich nicht wiederherstellen, nur durchsuchen und exportieren [18]
  • –Ändern Sie vor dem Löschen des Kontos weder den Benutzernamen (UPN) noch die primäre E-Mail-Adresse [15]

  Setzt voraus

  • →Eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungssperre vor dem Löschen des Kontos; diese bieten Microsoft 365 E3 und E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 E3 und E5, Exchange Online (Plan 2) oder Exchange Online Archiving [3]
• 

  Nutzungsbasiertes Backup

  Microsoft 365 Backup

  Nutzungsbasiert: verrechnet wird nach gesicherter Datenmenge, nicht pro Benutzer; Wiederherstellungen sind kostenlos [19]

  Enthält

  • Sichert Exchange-Postfächer, Microsoft-OneDrive-Konten und Microsoft-SharePoint-Websites [19]
  • Wiederherstellungsfenster pro Sicherungsrichtlinie: 3 Monate, 6 Monate, 1 Jahr oder 2 Jahre [19]
  • Nach dem Löschen eines Benutzers bleiben seine Postfach- und Microsoft-OneDrive-Sicherungen ein Jahr ab Erstellung der jeweiligen Sicherung erhalten [20]
  • Auch über Backup-Anwendungen von Partnern erhältlich, die auf Microsoft 365 Backup Storage aufbauen und über den Partner bezahlt werden [19]

  Grenzen

  • –Das Microsoft OneDrive eines gelöschten Benutzers kommt «verwaist» zurück und muss wieder mit einem Benutzer verbunden werden [20]
  • –Das Postfach eines gelöschten Benutzers kommt über die Wiederherstellung des inaktiven Postfachs (PowerShell) zurück; innerhalb von 30 Tagen nach dem Löschen stellen Sie zuerst den Benutzer wieder her [20]

Die wichtigsten Unterschiede

1. 1Um die E-Mails einer ausgetretenen Person aufzubewahren, empfiehlt Microsoft eine Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinie, die vor dem Löschen des Kontos angewendet wird. Das Postfach wird dann zu einem inaktiven Postfach [15]
2. 2Um E-Mails und Kalender einer ausgetretenen Person für Kollegen griffbereit zu halten, sieht Microsoft die Umwandlung des Postfachs in ein freigegebenes Postfach vor [14]
3. 3Entfernen Sie die Lizenz, wird das Postfach 30 Tage aufbewahrt. Weisen Sie die Lizenz in dieser Zeit wieder zu, ist es wieder voll aktiv; danach wird es gelöscht und lässt sich nicht wiederherstellen [21]
4. 4Sobald ein Postfach keine Lizenz mehr hat, können eDiscovery-Tools wie die Inhaltssuche (Content Search) es nicht mehr durchsuchen [21]
5. 5Ein nicht lizenziertes Microsoft OneDrive, dessen Benutzer noch existiert, wird am Tag 60 schreibgeschützt und am Tag 93 archiviert. Ab dann können weder Admins noch Benutzer den Inhalt öffnen, bis ein Admin es lizenziert, reaktiviert oder verschiebt [10]
6. 6Die einfachste Wiederherstellung ist, einen noch existierenden Benutzer wieder zu lizenzieren: Ein archiviertes Microsoft OneDrive wird innert 24 bis 48 Stunden reaktiviert, ohne Reaktivierungsgebühr [10]
7. 7Der Löschprozess von Microsoft OneDrive beginnt erst, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird. Die Anmeldung zu blockieren oder die Lizenz zu entfernen löst ihn nicht aus [17]
8. 8Nach 12 unbezahlten Monaten können Microsoft-OneDrive-Daten unabhängig von Aufbewahrungsrichtlinien, eDiscovery und Aufbewahrungssperren gelöscht werden [17]
9. 9Das Entfernen der Lizenz gibt die Telefonnummer des Benutzers für Anrufe in Microsoft Teams frei, sodass sie jemand anderes erhalten kann [2]
10. 10Gemäss Microsofts Lizenzbestimmungen kann die Lizenz einer ausgetretenen Person für den Rest ihrer Laufzeit an einen neuen Benutzer gehen. Eine Lizenz kurzfristig umzuhängen (innert 90 Tagen seit ihrer letzten Zuweisung) ist nur zur Überbrückung einer Abwesenheit erlaubt [22]
11. 11Das Schweizer Recht verlangt, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht während zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren; Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auch elektronisch aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Obligationenrecht, Art. 958f). Nicht jede E-Mail und nicht jede Datei ist ein Geschäftsbuch oder Buchungsbeleg; dies ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung [23]

Was wann zu tun ist

1. Letzter Arbeitstag

   Setzen Sie das Kennwort zurück, melden Sie den Benutzer von allen Sitzungen ab und blockieren Sie die Anmeldung. Das Blockieren allein kann bis zu 24 Stunden dauern. [24]

2. Letzter Arbeitstag

   Mobilgeräte der ausgetretenen mitarbeitenden Person löschen oder sperren. [25]

3. Solange die Lizenz noch zugewiesen ist

   Brauchen Kollegen die E-Mails, wandeln Sie das Postfach jetzt in ein freigegebenes Postfach um. Die Option erscheint nur, solange das Postfach noch seine Lizenz hat. [13]

4. Vor dem Löschen des Kontos

   Für die Compliance legen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach und prüfen, dass sie angewendet ist. Kein Hold, kein inaktives Postfach. [15]

5. Danach

   Löschen Sie das Benutzerkonto mit aktivem Hold; damit wird auch die Lizenz frei. Entfernen Sie die Lizenz nicht zuerst: Microsoft verlangt, dass alle Holds entfernt werden, bevor eine Lizenz entfernt wird. [2]

6. Tage 1 bis 30

   Ein Postfach, dessen Lizenz entfernt wurde, wird 30 Tage aufbewahrt, und eine erneute Zuweisung der Lizenz stellt es wieder her. Danach ist es weg. [21]

7. Tage 60 und 93

   Ein nicht lizenziertes Microsoft OneDrive wird am Tag 60 schreibgeschützt und am Tag 93 archiviert. Verschieben Sie vorher, was das Team braucht, nach Microsoft SharePoint. [10]

8. Nach dem Löschen des Kontos

   Die vorgesetzte Person oder ein sekundärer Besitzer erhält standardmässig 30 Tage Zugriff auf das Microsoft OneDrive (anpassbar im Microsoft SharePoint Admin Center). Danach liegt es 93 Tage im Papierkorb. [17]

Für wen

• Eine Nachfolgerin oder ein Nachfolger braucht die E-Mails für ein paar Wochen: in ein freigegebenes Postfach umwandeln (unter 50 GB), Kennwort zurücksetzen, Anmeldung blockieren, dann die Lizenz entfernen. Kopieren Sie die Microsoft-OneDrive-Dateien, die das Team braucht, vor Tag 60 nach Microsoft SharePoint.
• E-Mails müssen aus Compliance-Gründen aufbewahrt werden: Legen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach (Microsoft 365 E3, E5 und Business Premium enthalten eine; sonst nutzen Sie Exchange Online (Plan 2) oder das Archivierungs-Add-on), prüfen Sie, dass sie angewendet ist, und löschen Sie dann den Benutzer. Das inaktive Postfach braucht keine Lizenz.
• Dateien müssen bleiben: Verschieben Sie sie nach Microsoft SharePoint, legen Sie eine längere Microsoft-OneDrive-Aufbewahrung für gelöschte Benutzer fest oder behalten Sie eine Zeit lang eine OneDrive-Lizenz.
• Sie wollen Fehler oder Ransomware rückgängig machen können: Microsoft 365 Backup oder ein Backup eines Drittanbieters. Einen gelöschten Benutzer wiederherzustellen heisst PowerShell und Microsoft OneDrive neu verbinden; einen noch existierenden Benutzer wieder zu lizenzieren ist viel einfacher.
• Freigegebenes oder inaktives Postfach: Microsoft bietet das freigegebene Postfach an, um E-Mails für Kollegen griffbereit zu halten, und empfiehlt das inaktive Postfach, um die E-Mails einer ausgetretenen Person aufzubewahren.
• Nicht nötig: monatelang Microsoft 365 E5 auf einem gesperrten Konto «für alle Fälle». Eine Aufbewahrungsrichtlinie, ein freigegebenes Postfach oder kurzfristig eine kleinere Lizenz bewahren die E-Mails und Dateien günstiger auf.

Einordnung von ClearSource anhand der Dokumentation von Microsoft – keine Empfehlung für Ihre Situation.

Was sich kürzlich geändert hat

1. 1. Juli 2026

   Nicht lizenzierte Microsoft-OneDrive-Konten, die unbezahlt bleiben, zählen auf eine kumulierte Frist von 365 Tagen ohne Bezahlung und können nach deren Ablauf gelöscht werden. Für Konten, die am 1. Juli 2026 bereits unbezahlt waren, ist das nicht vor dem 1. Juli 2027 [10]