Die häufigsten M365-Fragen

• Die Grenze von 300 Lizenzen gilt für die gesamte Business-Familie in einem Mandanten, nicht für jeden Plan einzeln. Microsofts eigenes Beispiel: Bei 250 Business-Premium-Lizenzen sind über alle Business-Pläne hinweg nur noch 50 weitere Lizenzen möglich.1
• Der 301. Benutzer zwingt nicht das ganze Unternehmen auf E3. Business-Pläne lassen sich mit Enterprise-Plänen kombinieren: Ein Mandant kann bis zu 300 Benutzer auf Business-Plänen behalten und die übrigen mit E3 oder E5 lizenzieren. Jeder Benutzer erhält nur die Funktionen seiner eigenen Lizenz.1
• Business Premium umfasst die Desktop-Versionen der Microsoft 365 Apps, Exchange Online Plan 1, Entra ID P1 (Conditional Access), Intune Plan 1, Defender for Business, Defender for Office 365 P1, manuelle Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP für E-Mail und Dateien sowie ein Upgrade auf Windows 11 Pro.2
• E3 ergänzt, was Business Premium fehlt: keine Lizenzobergrenze, Exchange Online Plan 2, Windows Enterprise E3 (eine Stufe über Windows Pro), Defender for Endpoint P1 und eDiscovery (Standard). Seit der Paketanpassung vom Juli 2026 enthält E3 zudem Defender for Office 365 P1 sowie Funktionen von Intune Plan 2, Remote Help und Advanced Analytics.3
• Keiner der beiden Pläne enthält Defender for Endpoint P2, die automatische Bezeichnung oder eDiscovery (Premium). Diese gibt es mit E5 oder mit der Defender Suite bzw. der Purview Suite.4
• Die Kombination hat einen technischen Haken: Defender for Business lässt sich in einem Mandanten nicht mit Defender for Endpoint P1/P2 mischen. Ein Unternehmen, das über 300 Benutzer hinauswächst, muss deshalb in der Regel einen Wechsel seiner Endpoint-Security planen.5
• Schweizer Listenpreise pro Benutzer und Monat (jährliche Laufzeit, exkl. MWST): Business Premium CHF 17.82 (CHF 21.38 bei monatlicher Laufzeit), E3 CHF 35.32, E3 ohne Teams CHF 28.38 plus Teams Enterprise CHF 6.92, E5 CHF 54.33.6

• Die Dienstbeschreibungen (Defender, Entra, Intune, Purview und weitere) sind die massgebliche Referenz für die Zuordnung von Funktionen zu Lizenzen. Für jede Funktion führen sie die Suites und Add-ons auf, die das Nutzungsrecht gewähren.1
• Die Product Terms sind die vertragliche Grundlage der Nutzungsrechte. Wenn eine Folie oder ein PDF etwas anderes sagt, gelten die Product Terms.2
• «Product names and service plan identifiers for licensing» ordnet jeder SKU die Service-Pläne zu, die sie aktiviert. Die Liste zeigt, was in einem Mandanten bereitgestellt wird – nützlich für Admins, aber keine Aussage über Nutzungsrechte.3
• Funktionieren heisst nicht lizenziert sein. Viele Dienste laufen für den ganzen Mandanten und lassen sich technisch nicht einschränken, aber Microsoft verlangt eine Lizenz für jeden Benutzer, der davon profitiert – zum Beispiel für Verwahrer (Custodians) in eDiscovery (Premium) oder für alle, deren Postfach durch Defender for Office 365 geschützt wird.4
• Conditional Access erfordert Entra ID P1 (enthalten in Business Premium, E3 und EMS E3). Risikobasierte Richtlinien erfordern Entra ID P2 (E5 oder die Defender Suite).5
• Intune Plan 1 ist in Business Premium und E3 enthalten; seit Juli 2026 enthält E3 zusätzlich Funktionen von Intune Plan 2, Remote Help und Advanced Analytics. Endpoint Privilege Management, Enterprise App Management und Cloud PKI erfordern E5.6
• Die automatische Bezeichnung und eDiscovery (Premium) erfordern E5, Office 365 E5 oder die Purview Suite. Business Premium und E3 erlauben nur die manuelle Bezeichnung und eDiscovery (Standard).4
• Teams Phone ist in E5 enthalten. Für Business-Pläne, E3 und Teams Enterprise gibt es das Add-on Teams Phone Standard (CHF 8.10); für Anrufe ins Telefonnetz braucht es zudem einen Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing.7
• Windows Enterprise E3 ist in Microsoft 365 E3 enthalten (E5 in E5) und wird per Abonnementaktivierung auf Windows Pro aufgesetzt. Business Premium enthält nur Windows Pro.8

• Zu den qualifizierenden Basislizenzen gehören Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium, E3, E5, F1 und F3, Office 365 E1, E3, E5 und F3, Microsoft 365 Apps, Teams Enterprise sowie Exchange-, SharePoint- und OneDrive-Pläne. Microsoft 365 E7 (CHF 85.92) enthält Copilot bereits.1
• Copilot Business ist ein Add-on für Kunden mit Business-Plänen und auf 300 Benutzer begrenzt. Es wird auch als Paket verkauft: Business Standard + Copilot Business (CHF 19.03) und Business Premium + Copilot Business (CHF 25.92).2
• Technische Voraussetzungen: ein Entra-ID-Konto, ein primäres Postfach in Exchange Online (lokale Postfächer werden nicht unterstützt), OneDrive für einige Funktionen sowie eine benutzerbasierte (nicht gerätebasierte) Lizenzierung der Microsoft 365 Apps.3
• Updatekanal: Copilot erfordert Current Channel oder Monthly Enterprise Channel. Der Semi-Annual Enterprise Channel wurde ab Juli 2026 in den Monthly Enterprise Channel überführt.4
• Copilot Chat ist für Benutzer, die mit einem Geschäftskonto angemeldet sind, kostenlos: Es antwortet auf Basis des Webs und erscheint seit Juli 2026 auch in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. Antworten auf Basis Ihrer eigenen E-Mails, Dateien und Chats, Copilot in Teams-Besprechungen sowie die Agents Researcher und Analyst erfordern die kostenpflichtige Lizenz.1
• Es gibt keine Mindestanzahl an Lizenzen mehr (das ursprüngliche Minimum von 300 Lizenzen fiel im Januar 2024 weg). Microsoft 365 Copilot wird mit jährlicher Laufzeit verkauft; wer eine jährliche Laufzeit monatlich bezahlt, zahlt 5 % mehr.5

• Die Defender Suite enthält Defender XDR, Defender for Endpoint P2, Defender for Office 365 P2, Defender for Identity, Defender for Cloud Apps und Entra ID P2. Sie ist ein Add-on zu Microsoft 365 E3.1
• Die Purview Suite enthält die automatische Bezeichnung, DLP für Teams und Endgeräte, Insider Risk Management, Communication Compliance, eDiscovery (Premium), Audit (Premium), Datensatzverwaltung, Customer Key und Customer Lockbox.2
• Microsoft hat beide Suites am 1. Oktober 2025 umbenannt; Inhalt und Preis blieben unverändert. Offerten und Portale verwenden teilweise noch die alten Namen.3
• Das vollständige E5 enthält, was keine der beiden Suites hat: Teams Phone (einzeln CHF 8.10), Audio Conferencing, Power BI Pro (einzeln CHF 11.30), Windows Enterprise E5 und ein Kontingent für Security Copilot. Seit Sommer 2026 zudem Intune Endpoint Privilege Management, Cloud PKI und Enterprise App Management.4
• Schweizer Listenpreise pro Benutzer und Monat: E3 CHF 35.32 + Defender Suite CHF 9.70 + Purview Suite CHF 9.70 ergeben zusammen etwas mehr als E5 zu CHF 54.33. E3 mit einer Suite liegt deutlich unter E5 – solange Sie nicht auch Teams Phone oder Power BI Pro brauchen.1
• Für Business Premium gibt es eigene Add-ons (maximal 300 Lizenzen): Defender Suite for Business Premium (CHF 8.10), Purview Suite for Business Premium (CHF 8.10) oder beide (CHF 12.10). Die Enterprise-Suites setzen E3 voraus.5
• Microsoft 365 E7 (CHF 85.92, seit 1. Mai 2026 allgemein verfügbar) bündelt E5 mit Microsoft 365 Copilot, Agent 365 und der Entra Suite.6

• Die Änderung von Microsoft im Jahr 2023 galt ausdrücklich für den «Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz»: Ab 1. Oktober 2023 mussten Neukunden dort Suites ohne Teams plus eine separate Teams-Lizenz kaufen.1
• Die Europäische Kommission hat die Teams-Verpflichtungszusagen von Microsoft am 12. September 2025 für verbindlich erklärt: günstigere Suites ohne Teams, Wechselrechte und Interoperabilität. Der Beschluss gilt für den EWR; Microsoft wendet dieselben Angebote freiwillig weltweit an.2
• Seit 1. November 2025 sind Suites mit Teams wieder für alle Kunden erhältlich, für neue wie für bestehende, und die Suites ohne Teams wurden günstiger.3
• Schweizer Listenpreise pro Benutzer und Monat, mit Teams gegenüber ohne Teams: E3 CHF 35.32 vs. CHF 28.38; E5 CHF 54.33 vs. CHF 47.40; Business Premium CHF 17.82 vs. CHF 15.21; Business Standard CHF 11.34 vs. CHF 8.73. Teams einzeln: CHF 6.92.4
• Bestehende Abonnenten können ihre Suites mit Teams behalten, verlängern und um Lizenzen erweitern. Ein Wechsel zwischen den Varianten erfolgt zum Jahrestag oder zum Verlängerungsdatum.1
• Teams Phone, Audio Conferencing, Teams Premium und Teams Rooms sind Add-ons zu einer Teams-Lizenz. Bei einer Suite ohne Teams brauchen Benutzer zuerst die Teams-Lizenz – E5 ohne Teams enthält zwar die Rechte für Teams Phone, diese funktionieren aber nur zusammen mit einer Teams-Lizenz.5

• Manuelle Vertraulichkeitsbezeichnungen sind in Business Premium, E3 und E5 enthalten. Die automatische Bezeichnung – in den Office-Apps oder für gespeicherte E-Mails und Dateien – erfordert E5, Office 365 E5 oder die Purview Suite.1
• DLP für Exchange, SharePoint und OneDrive ist in Business Premium und E3 enthalten. DLP für Teams-Chats sowie für Windows- und macOS-Geräte erfordert E5 oder die Purview Suite.1
• Aufbewahrungsrichtlinien für die gesamte Organisation (einschliesslich Teams) und manuell angewendete Aufbewahrungsbezeichnungen sind in E3 und Business Premium enthalten. Automatisch angewendete Bezeichnungen, adaptive Bereiche, ereignisbasierte Aufbewahrung, Datensätze und die Dispositionsprüfung erfordern E5 oder die Purview Suite.1
• eDiscovery (Premium) erfordert E5 oder die Purview Suite – sowohl für die Verwahrer (Custodians), deren Daten durchsucht werden, als auch für die Admins.1
• Audit (Standard) ist in jedem Business-Plan und in E3 enthalten. Audit (Premium) bietet zusätzlich eine Protokollaufbewahrung von einem Jahr sowie wichtige Ereignisse und erfordert E5, die Purview Suite oder ein Purview-Add-on für Business Premium.1
• Für Business Premium ergänzt die Purview Suite for Business Premium (CHF 8.10, bis 300 Benutzer) laut der Schweizer Vergleichsseite von Microsoft die automatische Bezeichnung, DLP für Teams und Geräte, Datensatzverwaltung, Insider Risk, Communication Compliance, eDiscovery (Premium) und Audit (Premium).2

• Conditional Access, Self-Service-Kennwortzurücksetzung mit Rückschreiben in die lokale Umgebung und MFA für lokale Apps sind P1-Funktionen. Microsoft verlangt eine Lizenz für jeden Benutzer, der davon profitieren soll, auch wenn die Funktion technisch auch für nicht lizenzierte Benutzer funktioniert.1
• Dynamische Gruppen erfordern P1 für jedes eindeutige Mitglied. Die Lizenzen müssen diesen Benutzern nicht zugewiesen sein, der Mandant muss aber mindestens so viele besitzen. Gerätebasierte dynamische Gruppen brauchen keine Lizenz.2
• P1 ist in Business Premium, E3, E5, E7, F1, F3 und EMS E3 enthalten (einzeln CHF 5.70). Business Basic und Standard sowie die Office-365-Pläne enthalten nur Entra ID Free.3
• P2 (CHF 8.10, oder in E5 und der Defender Suite) wird für risikobasierte Richtlinien (ID Protection) und Privileged Identity Management benötigt – für Admins mit berechtigten oder zeitlich befristeten Rollen und für die Personen, die diese genehmigen.4
• Gäste werden nicht pro Benutzer lizenziert: Sie werden über External ID pro monatlich aktivem Benutzer abgerechnet, und die ersten 50'000 monatlich aktiven Benutzer sind kostenlos, einschliesslich P1- und P2-Funktionen.5
• Security defaults sind kostenlos: MFA-Registrierung für alle, MFA für Admins und blockierte Legacy-Anmeldungen. Sie gelten nur ganz oder gar nicht und lassen sich nicht mit eigenen Conditional-Access-Richtlinien kombinieren.6

• Ein nicht lizenziertes freigegebenes Postfach kann 50 GB speichern. Für 100 GB braucht das Postfach Exchange Online Plan 2 (CHF 6.50).1
• Ein Archiv oder automatisch erweiterbares Archiv sowie Litigation Hold erfordern Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 (CHF 3.20) plus das Add-on Exchange Online Archiving.2
• Gemäss den Defender-Bestimmungen von Microsoft sind Lizenzen erforderlich für freigegebene Postfächer, die von Defender for Office 365 profitieren, sowie für jeden Benutzer, der auf ein geschütztes Postfach zugreift.3
• Personen, die ein freigegebenes Postfach öffnen, brauchen eine eigene Exchange-Online-Lizenz. Die Anmeldung am eigenen Konto des freigegebenen Postfachs sollte blockiert sein – wird es als normales Konto genutzt, ist es kein freigegebenes Postfach mehr.1
• Raum- und Gerätepostfächer brauchen keine Lizenz und sind auf 50 GB begrenzt.2
• Ein freigegebenes Postfach, das nur dazu dient, Kopien der E-Mails aller Mitarbeitenden zur Archivierung zu sammeln, ist nicht zulässig.2

• Microsoft 365 wird mit monatlicher, jährlicher und bei einigen Produkten dreijähriger Laufzeit verkauft, bezahlt monatlich, jährlich oder im Voraus. Nicht jedes Produkt hat eine monatliche Laufzeit.1
• Der Aufschlag von 20 % für monatliche Laufzeiten ist auf der Schweizer Website von Microsoft ersichtlich: Business Standard CHF 13.61 monatlich gegenüber CHF 11.34 jährlich, Business Basic CHF 6.80 gegenüber CHF 5.67.2
• Seit 1. April 2025 kostet die Zahlung einer jährlichen oder dreijährigen Laufzeit in monatlichen Raten 5 % mehr als die Vorauszahlung – in allen Kanälen (Web Direct, Partner und MCA-E).3
• Eine Kündigung mit anteiliger Rückerstattung ist nur innerhalb von 7 Tagen (168 Stunden) nach Beginn oder Verlängerung einer Laufzeit möglich. Danach können Sie nur noch die automatische Verlängerung ausschalten.4
• Lizenzen können jederzeit hinzugefügt werden und übernehmen Enddatum und Preis des Abonnements. Eine Reduktion ist nur innerhalb derselben 7 Tage möglich; andernfalls wird sie bei der Verlängerung wirksam.5
• Der Preis ist für die Laufzeit fest. Änderungen des Listenpreises (wie die Erhöhung vom Juli 2026) gelten ab Ihrer nächsten Verlängerung; dreijährige Laufzeiten sichern den Preis länger.1
• Ist die automatische Verlängerung ausgeschaltet und wählen Sie nichts, enden Partnerabonnements nicht mehr einfach: Seit 2026 gehen sie in eine monatliche Verlängerung zum Monatspreis plus 3 % über.6

• Microsoft kündigte an, dass ab 1. Januar 2025 «ein kleiner Prozentsatz» der Cloud-EAs nicht mehr verlängert werden kann, und empfiehlt stattdessen CSP (für Partnerleistungen und Support) oder MCA-E (für den Direktbezug).1
• Microsoft hat keinen Schwellenwert für die Anzahl Lizenzen veröffentlicht. Partner berichten von einer praktischen Grenze bei rund 2400 Benutzern, auf der EA-Seite von Microsoft stehen aber weiterhin 500. Nur Ihr Microsoft-Account-Team oder Ihr Partner kann Ihren Fall bestätigen.2
• Seit 1. November 2025 werden die EA-Preisstufen A–D für Onlinedienste bei Ihrer nächsten Verlängerung durch einen einheitlichen, an microsoft.com ausgerichteten Preis ersetzt. On-Premises-Software ist unverändert.3
• MCA-E ist die direkte, unbefristete Vereinbarung von Microsoft ohne Mindestabnahme, in der Schweiz verfügbar und in CHF abgerechnet.4
• Was sich gegenüber dem EA ändert: kein jährliches True-up (Sie kaufen Lizenzen, wenn Sie sie hinzufügen), Preise gelten fest pro Abonnementlaufzeit statt für das gesamte Enrollment, und Lizenzen lassen sich nur bei der Verlängerung reduzieren.5
• Bei CSP übernimmt der Partner den Support; Sie können keine Tickets mehr selbst bei Microsoft eröffnen. Bei MCA-E ist Enterprise-Support ein separater Vertrag über Microsoft Unified Support.6

• Partner legen ihre Preise selbst fest. Microsoft veröffentlicht einen geschätzten Verkaufspreis – den Preis beim Direktbezug –, und ein Partner kann darüber oder darunter liegen, je nach Marge, Dienstleistungen und Aktionen.1
• Support: Bei CSP ist der Partner für den Support zuständig und eskaliert an Microsoft; Sie können selbst keine Tickets bei Microsoft eröffnen. Partner müssen angeben, welchen Support sie zu welchem Preis erbringen.2
• Abrechnung: Direktkunden erhalten die Rechnung von Microsoft, CSP-Kunden vom Partner. Eine rechtliche Adresse in der Schweiz bedeutet in beiden Fällen Abrechnung in CHF.3
• Die Regeln zur Laufzeitbindung (Laufzeiten, Kündigung innerhalb von 7 Tagen, Reduktionen nur bei Verlängerung) sind in beiden Kanälen gleich.4
• Admin-Zugriff: Partner sollten GDAP verwenden – benannte, zeitlich begrenzte Rollen mit minimalen Rechten, die Sie erteilen und widerrufen können. Sie behalten Ihre eigenen Global-Admin-Konten.5

• Das Land eines Mandanten lässt sich nicht ändern. Es bestimmt die verfügbaren Dienste, die Steuern, die Abrechnungswährung und den Speicherort der Daten; eine Änderung bedeutet die Registrierung eines neuen Mandanten.1
• Gemäss Microsoft Customer Agreement bestimmt die rechtliche Adresse das Abrechnungsland und die Währung – Schweiz bedeutet CHF. Ohne eine echte US-Gesellschaft gibt es keine legitime Grundlage für ein US-Abrechnungskonto.2
• Partner dürfen nur an Kunden in ihrer eigenen CSP-Region verkaufen; massgebend ist das Land des Mandanten. Ein US-Partner kann nicht an einen Schweizer Mandanten verkaufen.3
• Preisvergleich am 25. September 2026 (EZB-Referenzkurse, 1 USD ≈ CHF 0.828): E3 zu USD 39 ≈ CHF 32.30 gegenüber dem Schweizer Listenpreis von CHF 35.32; Business Premium zu USD 22 ≈ CHF 18.22 gegenüber CHF 17.82. Die deutschen EUR-Preise lagen etwa 1 % über den Schweizer Preisen.4
• Die MWST lässt sich nicht umgehen: Dienstleistungen von einem ausländischen Anbieter unterliegen der Schweizer Bezugsteuer von 8,1 %.5
• Daten: Ein Schweizer Mandant speichert Kerndaten in den Schweizer Rechenzentren von Microsoft und kann Advanced Data Residency hinzufügen. Ein US-Mandant speichert Kerndaten in den USA und kann Advanced Data Residency für die Schweiz nicht nutzen.6
• Die Migration kostet Geld: Das Tool von Microsoft benötigt pro Benutzer eine kostenpflichtige Lizenz für Cross-Tenant User Data Migration und verschiebt keine SharePoint-Websites oder Teams-Kanäle.7
• Jedes Gerät muss aus dem Autopilot des alten Mandanten entfernt werden, bevor es im neuen registriert werden kann, und danach erneut in die Geräteverwaltung aufgenommen werden.8
• Compliance: Das Swiss-US Data Privacy Framework gilt seit 15. September 2024, aber nur für zertifizierte US-Empfänger, und Ihre Pflichten nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) bleiben bestehen.9

Fazit: Für ein Schweizer Unternehmen lohnt es sich nicht. Der Gewinn beträgt höchstens ein paar Franken pro E3-Benutzer und Monat (Business Premium ist in CHF günstiger), und er kostet einen neuen Mandanten, eine vollständige Migration, die Schweizer Datenresidenz und möglicherweise die Compliance. Sinnvoll sein kann es nur für eine Gruppe, deren echte ausländische Gesellschaft bereits den Hauptmandanten betreibt – und dann aus Daten- und Organisationsgründen, nicht wegen des Preises.